Elf tips voor vergaderen op afstand

Vergaderen op afstand komt tegenwoordig steeds vaker voor. Niet alleen is het niet meer van deze tijd dat iedereen op één locatie aanwezig is door o.a. globalisatie, ook spelen recente ontwikkelingen zoals het Coronavirus een grote rol in de opmars van het online vergaderen via video- en/of conference calls. Dit vergaderen op afstand is echter niet precies hetzelfde als ‘gewone’ vergaderingen waar je met alle deelnemers in een vergaderzaal zit. Er zijn enkele belangrijke basisprincipes van effectief en efficiënt vergaderen die een grote rol spelen bij een succesvolle online vergadering. In dit artikel geven wij je elf tips (plus een bonustip) om eenvoudig op afstand te vergaderen.

Maak een succes van online vergaderingen

Om een succes te maken van online bijeenkomsten, zoals video- en/of conference calls via programma’s als Skype, Microsoft Teams en Google Hangouts, is het verstandig om een aantal basisprincipes aan te houden. Wil jij het meeste halen uit jouw vergaderingen op afstand?

Gebruik dan deze elf tips:

  1. Bereid je (goed) voor;
  2. Wees op tijd;
  3. Zorg voor een eenvoudige inlogprocedure;
  4. Introduceer jezelf als je spreekt;
  5. Let op je lichaamstaal;
  6. Laat mensen uitspreken;
  7. Let op de hardware-eisen;
  8. Zorg voor goed internet;
  9. Vermijd achtergrondgeluiden en afleidend beeld;
  10. Wees geconcentreerd en houd het kort en bondig;
  11. Verhoog de relevantie met collaboration-tools;

 

1. Bereid je (goed) voor
Of je nu de organisator van de vergadering bent, of je bent alleen deelnemer, zorg dat je goed voorbereid de vergadering in gaat. Zo kan er effectiever vergaderd worden en weet iedereen precies wat het doel en de inhoud van de vergadering is. Als organisator is het daarnaast van belang om te weten wie op welke wijze aan de vergadering deelneemt. Maakt iemand gebruik van zijn smartphone, weet dan zijn of haar telefoonnummer in geval van niet werkende verbinding of software.

2. Wees op tijd
Niets is zo vervelend dan tijdens een bijeenkomst te moeten wachten op andere deelnemers. Wachten in een online omgeving of aan de telefoon wordt vaak zelfs als storender ervaren dan wachten op een collega in een fysieke vergaderruimte. Zoals je bij een fysieke vergadering een paar minuten voor aanvang richting de vergaderzaal loopt, log je bij een video- en/of conference call iets voor de afgesproken tijd in. Zo is iedereen op tijd ingelogd en kan de vergadering op het afgesproken tijdstip van start.

3. Zorg voor een eenvoudige inlogprocedure
In het verlengde van bovenstaande, is het net zo vervelend om tijdens een online vergadering niet te kunnen inloggen. Niet alleen voor de betreffende deelnemer zelf, maar ook voor alle anderen die vervolgens moeten wachten omdat er veel tijd verloren gaat aan inloggen. Om in te loggen bij een video- en/of conference call, heb je vaak een inlogcode of link nodig. Als organisator is het handig om deze op tijd door te sturen, bijvoorbeeld in de agenda-uitnodiging, en als deelnemer is het handig om hier op tijd om te vragen als je deze nog niet hebt ontvangen. Dat scheelt onnodige wachttijd en ergernis bij deelnemers.

4. Introduceer jezelf als je spreekt
Tijdens een fysieke vergadering is het eenvoudig te zien wie er spreekt. Bij vergaderingen op afstand is dit lang niet altijd het geval. Er kan sprake zijn van een slechte beeldverbinding met bijvoorbeeld vertraging, of er is überhaupt geen beeld aanwezig. Als je begint met spreken, is het dan ook handig om te zeggen wie je bent. Zo is het voor iedereen duidelijk wie er aan het woord is en kan ook een eventueel verslag op de juiste wijze worden opgesteld. Herhaling is hierbij vaak ook handig, zeker als het gaat om een groep mensen die elkaar nog niet zo goed kent. Sommige stemmen lijken via de verbinding zo erg op elkaar dat het voor verwarring kan zorgen.

5. Let op je lichaamstaal
Bij vergaderen op afstand via video- en of conference call is het belangrijk om je bewust te zijn van jouw non-verbale signalen. Waar deze tijdens een fysieke vergadering (relatief) makkelijk op te pikken zijn, is dit via een beeldverbinding vaak niet of slecht zichtbaar. Het is dan ook belangrijk om recht in de camera of webcam te kijken. Gebruik dezelfde lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen als in een face-to-facegesprek en wees extra alert op signalen die je afgeeft die niet door alle deelnemers zichtbaar zijn.

6. Laat mensen uitspreken
Nog een ergernis die tijdens vergaderingen vaak voorkomt, is dat deelnemers elkaar onderbreken tijdens het spreken. Zeker als je elkaar niet ziet, gebeurt het geregeld dat deelnemers tegelijk reageren. Het is bij een online vergadering dan ook belangrijk om elkaar te laten uitspreken. Zoek naar een goed moment om de ander te onderbreken. Je kunt er ook voor kiezen om een voorzitter of gespreksleider aan te wijzen die telkens noemt van wie hij of zij een antwoord of reactie verwacht.

7. Let op de hardware-eisen
De programma´s voor video- en/of conference calls stellen veelal specifieke eisen aan hardware. Smartphones, laptops, tablets en desktops moeten dan ook uitgerust zijn met een goede camera en microfoon. Als je de keuze maakt voor een specifiek programma voor op afstand vergaderen, check dan vooraf de specifieke eisen en zorg dat deze universeel inzetbaar zijn. Vraag eventueel aan de vergaderdeelnemers of hun devices voldoen aan de eisen.

8. Zorg voor goed internet
Vergaderen via een smartphone, laptop, tablet en/of desktop vraagt om een goede internetverbinding. Als een deelnemer een slechte verbinding heeft, verstoort dit al snel de hele vergadering. Vooral als het beeld en/of geluid hapert, kan dat een grote impact hebben op de effectiviteit en efficiëntie van een vergadering. Het hebben van 3G- en 4G-netwerken of sterke wifi zijn dus een must.

9. Vermijd achtergrondgeluiden en afleidend beeld
Iedereen kent wel het bekende filmpje van een inhoudsdeskundige die via een videocall inbelt bij een live uitzending van een nieuwsprogramma en vervolgens gestoord wordt door één van zijn kinderen. Dat was niet alleen vervelend voor de inhoudsdeskundige, maar leidt voor de volgers van het nieuwsprogramma ook heel erg af. Vervelende achtergrondgeluiden zoals blaffende honden, huilende baby’s, en een espressomachine die kabaal maakt, zijn dan ook een no-go voor vergaderen op afstand. Het is dus verstandig en belangrijk om een rustige ruimte op te zoeken zonder al te veel achtergrondgeluid én waar je niet plotseling gestoord wordt.

Realiseer je daarnaast dat bij vergaderen op afstand in beeld ook je kleding en achtergrond afleidend kunnen zijn. Als je op beeld goed wilt overkomen, is het belangrijk een rustige (opgeruimde) achtergrond te kiezen en kleding aan te trekken die niet te veel afleidt.

10. Wees geconcentreerd en houd het kort en bondig
Als deelnemer aan een online vergadering is het belangrijk focus te houden op de onderwerpen in de vergadering. Laat je niet afleiden en ga geen andere dingen doen, zoals je mail checken of actualiteiten volgen op internet. Online vergaderen vergt daarnaast meer concentratie van de deelnemers. Je bent sneller afgeleid en gaat eerder afdwalen van het onderwerp (bewust of onbewust). Houd je zinnen daarom kort en bondig. Merk je dat iemand is afgeleid, spreek de persoon dan hierop aan.

11.  Verhoog de relevantie met collaboration-tools
Veel nieuwe apps voor (video)conferencing beschikken over zogenaamde collaboration tools. Met deze geïntegreerde programma’s kun je presentaties en/of spreadsheets in een extra venster tonen of afspraken of documenten direct delen met de overige deelnemers. Dat is vooral handig om onderwerpen toe te lichten of uit te leggen. Dit maakt het tevens makkelijker voor deelnemers om niet afgeleid te raken en verbetert de mogelijkheden om echt samen te werken. Zo kan je dus effectiever vergaderen.

Bonus tip: Vergeet het verslag niet
Bij vergaderingen op afstand wordt het opstellen van notulen vaak vergeten. En dat terwijl notulen misschien zelf nóg belangrijker zijn voor online bijeenkomsten. In een verslag is namelijk goed terug te lezen wie wat heeft gezegd en wat de actiepunten zijn. Notulen voor online vergaderingen zijn niet moeilijker op te stellen dan ‘normale’ notulen. Ook voor het uitbesteden van jouw verslaglegging zijn dezelfde opties mogelijk als bij ‘gewone’ vergaderingen. Zo kan een notulist inbellen en de gehele vergadering ook op afstand volgen, of je maakt een opname van de video- en/of conference call en de notulist werkt een verslag op basis van de opname uit.

Bij Notuleerservice Nederland hebben we jarenlange ervaring met verschillende vormen van vergaderingen, zo ook met vergaderingen op afstand. Wij kunnen u als geen ander ondersteunen in dit digitale proces en hebben zowel notulisten als transcribenten beschikbaar om uw online vergaderingen uit te werken tot een verslag die geheel voldoet aan uw wensen!

Meer weten?

Wil je meer weten over de mogelijkheden van vergaderen op afstand en hoe wij jou daarbij kunnen ondersteunen met onze notulisten en transcribenten? Neem contact met ons op via service@notuleerservice.nl. Wij helpen je graag verder en adviseren je over de mogelijkheden!

« Terug naar Nieuws

Contactgegevens

Notuleerservice Nederland BV K.P. van der Mandelelaan 110 3062 MB Rotterdam Tel: 010 789 09 80 Mail: service@notuleerservice.nl