Interview: ‘Notuleren is een Vak’

“De gemiddelde Nederlander vergadert drieënhalf uur en de gemiddelde manager meer dan een dag per week. Daarbij blijkt uit onderzoeken dat ruim een 50% van de vergaderingen niet goed opgevolgd wordt, omdat de afspraken niet goed zijn vastgelegd. Daar valt dus flink wat te besparen”, aldus Rufus Flipse, algemeen directeur van Notuleerservice Nederland.

Voor Notuleerservice Nederland is alles ongeveer 15 jaar geleden begonnen in Utrecht, toen het toenmalige tekstverwerkingsbedrijfje Tekstverwerking Centrum Maarsschenbroek werd overgenomen. Na enige tijd werd het duidelijk dat er met name binnen de overheid een groeiende behoefte was aan verslaglegging als full-serviceconcept. Binnen een paar jaar was Notuleerservice Nederland marktleider in het notuleren.

Notuleerservice Nederland richt zicht tegenwoordig behalve op de overheidsmarkt, vooral ook op de profit– en non-profitmarkt. We verslaan momenteel ongeveer 4.000 vergaderingen per jaar voor honderden zeer uiteenlopende opdrachtgevers. Notuleerservice Nederland bestaat uit een klein en hecht team. Ons serviceteam is verantwoordelijk voor de planning en zorgt ervoor dat de opdrachtgever het verslag op tijd in huis heeft. Daarnaast kent het ‘NN-team’ een accountmanager en een marketeer. Het notuleren zelf wordt gedaan door een team van 120 professionele notulisten, zelfstandig ondernemers, met wie wij vaak al jaren samenwerken.

Samenwerking

Regardz is voor ons de ideale samenwerkingspartner. We denken beiden vanuit de klant die op zoek is naar een full-serviceconcept. Notuleerservice Nederland heeft in Regardz dan ook zijn natuurlijke partner gevonden om vergaderend Nederland maximaal te ontzorgen. Onze notuleerdiensten, verzorgd door professionele notulisten ter plaatse, vormen het perfecte complement van de volledig verzorgde vergaderaccommodaties die Regardz te bieden heeft.

Wat zijn de kenmerken van een goede notulist?

Notuleren is een vak. Vakbekwame notulisten zijn professionals die zich de materie van een vergaderen snel eigen maken en de inhoud ervan zorgvuldig en scherp kunnen samenvatten. Zij zijn als onafhankelijk waarnemer in staat het besprokene volledig objectief weer te geven. Bovendien weten zij voor ieder verslag een toon en omvang te kiezen die past bij de vergadersituatie. De notulisten die onze selectieprocedure hebben doorlopen, zijn in staat de essentie van het besprokene kernachtig samen te vatten. Goede notulisten zijn vaak academisch opgeleid. Daarnaast kunnen wij een goede match tussen klant en notulist leggen, waarbij we rekening houden met de kennis en affiniteit van de notulist. Wij kunnen daardoor in elke branche een geschikte notulist inzetten.

Krijgen notulisten van alle bedrijven meteen het vertrouwen?

De eerste keer zullen vergaderdeelnemers mogelijk moeten wennen aan de komst van een externe notulist. De ervaring leert dat die kritische houding verdwijnt zodra men ongekend snel een goed verslag in huis heeft, waarmee men gelijk aan de slag kan, zodat de opvolging niet onnodig lang blijft liggen. Daarnaast heeft Notuleerservice Nederland ervoor gekozen zich te (blijven) kwalificeren voor ISO-certificering op het gebied van informatiebeveiliging. Besprekingen die binnenskamers moeten blijven, zijn bij ons dus gagarandeerd in veilige handen. Ook kunnen we meewerken aan eventuele procedures op het gebied van persoonlijke screening en ondertekening van een separate geheimhoudingsverklaring door de notulist. Dit kan zich voordoent bij (medische) tuchtzaken en/of hoorzittingen. Desgewenst kunnen verslagen ook voorzien worden van een wachtwoord om de beveiliging nog beter te borgen. Ons serviceteam zorgt er dan natuurlijk voor dat dit voorafgaand aan de bijeenkomst allemaal geregeld is.

Kostenbesparing dankzij een notulist

Het argument dat het bij een interne medewerker beleggen van notulen goedkoper is, klopt volgens Rufus Flipse heel vaak niet. Gemiddeld heeft een professionele notulist maar de helft van de uitwerktijd nodig die een willekeurige persoon nodig heeft. Dus los van de onafhankelijkheid, aanleversnelheid en kwaliteitsverslaglegging is het soms goedkoper om uit te besteden. Om dit inzichtelijk te maken, hebben we op onze website een zogenaamde besparingscalculator geplaatst. Hiermee kan de klant zelf uitrekenen of uitbesteden voordeliger is.

Wilt u meer weten over inzet van notulisten binnen uw organisatie?

Neem dan gerust contact op via 0800 – 66 88 547 of mail naar service@notuleerservice.nl.

Bron: Kindest Regardz, blz 24 t/m 29

« Terug naar Nieuws

Contactgegevens

Notuleerservice Nederland BV K.P. van der Mandelelaan 110 3062 MB Rotterdam Tel: 010 789 09 80 Mail: service@notuleerservice.nl