Maak kennis met het ServiceTeam

ondernemingsraad notulerenHet ServiceTeam staat vijf werkdagen in de week van negen tot vijf voor u klaar om uw vergaderingen in te plannen, de juiste notulist voor u te vinden en uw vragen te beantwoorden. Maar wie zitten er in het ServiceTeam en hoe zijn zij bij Notuleerservice Nederland terecht gekomen? In dit interview nemen de leden van het team u mee langs hun werkzaamheden en dagindeling, en beantwoorden zij de vraag wat het werk zo leuk maakt.

Het ServiceTeam bestaat uit zes dames, die samen ongelofelijk hard werken om iedere dag alle vergaderingen die binnenkomen te verwerken. Dit zijn niet alleen de aanvragen, maar ook vragen van klanten en notulisten, gemaakte notulen, en kwaliteitscontroles. Zo heeft iedereen een eigen taak en is vaak iedere dag net iets anders. Daarnaast wordt het team vaak uitgebreid met flexmedewerkers, studentes die het team een dag per week komen versterken.

Wat doen jullie binnen het ServiceTeam?

Natalja is teamleider binnen het ServiceTeam en zorgt dat alle processen goed verlopen. “Als teamleider zorg ik er tevens voor dat processen waar nodig worden verbeterd. Ik regel de bezetting en handel HR-zaken af.”

Suzanne, Annabel en Antonette zijn verantwoordelijk voor de notulisten- en transcribentenplanning, het aansturen van correctoren en het verwerken van de verslagen. “Als Medewerkers ServiceTeam zijn wij onder andere verantwoordelijk voor het vullen van de aangevraagde vergaderingen van onze opdrachtgevers met geschikte notulisten, het verwerken van wijzigingen hierin en het verzorgen van de juiste documentatie op de juiste plek,” aldus Suzanne. “Daarnaast springen wij bij als een collega een extra handje nodig heeft met het verwerken van verslagen en verzorgen wij samen de facturatie naar onze opdrachtgevers.”

Het team bestaat daarnaast uit Jeanet en Anniek die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit en verzending van de verslagen, en de coördinatie van transcriptie.

Hoe zijn jullie terecht gekomen in het ServiceTeam?

“Van september 2015 tot mei 2016 werkte ik als projectmedewerker bij de afdeling transcriptie,” geeft Anniek aan. “Op dat moment viel die afdeling nog onder NotuBiz. Nadat ik als coördinator transcriptie aan de slag ging, verhuisde deze afdeling naar Notuleerservice Nederland en ben ik sindsdien werkzaam bij het ServiceTeam.”

Ook Annabel werkte eerder binnen een andere afdeling. “Tijdens mijn studie werkte ik als indexeringsmedewerker bij NotuBiz en werd ik gevraagd om het ServiceTeam tijdens de drukke periode in juni tijdelijk te ondersteunen,” aldus Annabel. “In september 2016 ben ik afgestudeerd. Ik had het zo naar mijn zin binnen Notuleerservice Nederland dat ik sindsdien vast in het ServiceTeam werk.”

De andere vier dames zijn binnengekomen via een openstaande vacature, waarbij volgens Suzanne vooral het profiel van teamspeler en duizendpoot en de verschillende opdrachtgevers zorgde dat haar interesse werd gewekt.

Wat is het belangrijkste dat jullie de afgelopen jaren hebben geleerd?

“Work hard, play harder,” zegt Natalja. “De balans tussen werk en privé moet goed zijn.” Ook de andere dames hebben wijze lessen gehaald uit hun tijd binnen Notuleerservice Nederland. Zo hebben zij meer inzicht gekregen in het reilen en zeilen van gemeenteraden en griffies en geleerd wat het belang van (goede) verslaglegging is.

“Bij Notuleerservice Nederland heb ik vooral geleerd om overzicht te houden van wat er speelt en om prioriteiten te stellen,” geeft Annabel daarnaast aan. “Vooral in onze drukke periodes is het van belang dringende (aan)vragen te herkennen en direct op te pakken.”

Wat vinden jullie leuk aan het werken binnen het ServiceTeam?

“De sfeer binnen het team,” geeft Anniek meteen aan. Antonette en Jeanet zijn het daarmee eens. “Het is leuk om gezamenlijk aan een opdracht te werken en te zorgen dat klant en notulist tevreden zijn.”

“Geen dag is hetzelfde,” voegt Natalja toe. “Dat maakt het werk divers. Je hebt veel contact met klanten en notulisten en probeert zo oplossingsgericht te werken.”

Ook Annabel stipt dit punt aan. “Ik vind het leuk dat het werk binnen het ServiceTeam afwisselend is, waardoor je af en toe snel moet schakelen. Als wij een spoedaanvraag krijgen dan is het even druk en hectisch, maar als het uiteindelijk gelukt is om een beschikbare notulist te vinden en alles rondom de vergadering goed geregeld te hebben, dan geeft dat toch een voldaan gevoel.”

Suzanne vindt daarnaast dat ze samen een sterk team vormen. “Ons streven is om onze opdrachtgevers te ontzien en zo volledig mogelijk te kunnen voorzien in de diensten die de opdrachtgever wenst te ontvangen. Daarbij zijn wij als team sterk en vullen elkaar aan waar nodig. Dat zie je terug in onze dienstverlening naar de opdrachtgevers. Het leuke is om van onze opdrachtgevers te horen dat ze hier tevreden over zijn en hun waardering uiten. Daar doen wij het uiteraard ook allemaal voor!”

Hoe ziet een normale werkdag eruit?

Zoals al eerder het antwoord luidde, is geen dag hetzelfde op het ServiceTeam, maar er gebeuren ook veel terugkerende werkzaamheden. “Over het algemeen worden alle inkomende mails inzake aanvragen voor een notulist, e.d. behandeld,” aldus Natalja. “Stukken worden opgevraagd en nieuwe vergaderingen worden aan het systeem toegevoegd. Daarnaast heb ik zelf vergaderingen met betrekking tot interne projecten, maar ook kennismakingsgesprekken met nieuwe notulisten.”

De meeste werkdagen beginnen bij iedereen met het doorspitten van de mailbox en het beantwoorden van binnengekomen mail. “Dit kunnen voor mij mailtjes zijn van zowel transcribenten, klanten, als vragen van collega’s,” geeft Anniek aan. “Als ik daar klaar mee ben, open ik de planning voor een overzicht van de dag, wat er verzonden wordt en hoe de planning van transcribenten ervoor staat. Daarna beoordeel ik de kwaliteit van de binnengekomen transcripten en doe ik zo nodig aanpassingen of geef ik terugkoppeling aan de transcribent. Wanneer de kwaliteit goed is, verzend ik het transcript naar de klant. Verder werk ik aan het werven en aannemen van transcribenten, evaluaties van medewerkers, verbetering van het transcriptiesysteem, monitoren van resultaten en beantwoord ik technische vragen.

Binnen het ServiceTeam wordt met een gestructureerd systeem gewerkt. “Aan het begin van de dag inventariseer ik de werkzaamheden voor die dag en bepaal ik wat prioriteit heeft in de ochtend en wat doorgeschoven kan worden naar de middag,” legt Suzanne uit. “Dit alles in samenspraak met mijn directe collega’s. Wanneer de planning voor de ochtend en/of dag gemaakt is, ga ik aan de slag met mijn taken. Na de pauze kijken wij met ons team naar de middagplanning, eventuele overleggen en de bezetting, en gaan we verder met het verwerken van onze werkzaamheden.”

“Zo heeft ieder teamlid, gedurende de dag, zijn eigen taak,” voegt Annabel daaraan toe. “Denk bijvoorbeeld aan de planning van de openstaande vergaderingen, de stukkenafhandeling of de transcriptieplanning. Dit klinkt erg gestructureerd, maar als er opeens spoedvergaderingen aangevraagd worden, dan wordt het vaak toch wel een stukje hectischer.”

Waar beginnen jullie mee als er een aanvraag binnen komt?

“Wij gaan altijd eerst na of het een klant is,” zegt Natalja. “Zo niet, dan wordt de klant aangemaakt in ons CRM-systeem. De afdeling Sales bespreekt de behoefte van de klant en bepaalt samen met de klanten welke verslagvorm daar bij hoort. De vergadering van de klant wordt aan ons systeem toegevoegd, zodat onze notulisten zich hier op kunnen inschrijven.” Suzanne, Annabel en Antonette voegen daaraan toe dat zij ook “inventariseren of alle informatie bekend is, zoals het project waar de vergadering bij hoort, de locatie, de datum. Hierna gaan we na of er een vaste notulist bij deze opdrachtgever is of zoeken we een geschikte notulist. Een geschikte notulist is iemand die ervaring heeft in de branche waar de opdrachtgever zich in bevindt, de verslagvorm en uitwerktaal die de opdrachtgever wenst. Wellicht iemand die in de omgeving van de vergadering woont. Wanneer het allemaal is geregeld, brengen we de opdrachtgever hiervan op de hoogte en bevestigen we dat de vergadering staat ingepland en welke notulist hierbij aanwezig zal zijn.”

Hebben jullie een leuke anekdote?

“Soms krijgen wij aanvragen voor ‘speciale’ vergaderingen of vergaderingen met een niet alledaags onderwerp,” geeft Natalja aan. “Je merkt dan dat notulisten deze ‘speciale’ gevallen heel erg interessant vinden. Hoe leuk is het om een vergadering bij te wonen in de business lounge van Ajax vlak voor een belangrijke wedstrijd in de Champions League? Daarnaast krijgen wij vrij vaak aanvragen voor spoedopdrachten, soms zelfs voor dezelfde dag. Wanneer wij de vraag van de opdrachtgever op zo’n korte termijn kunnen beantwoorden, worden er onderling flink wat high fives gegeven.”

Waar zijn jullie trots op?

Als er wordt gevraagd waar het ServiceTeam trots op is, zijn alle zes de dames het over het antwoord eens. Ze zijn trots op het team en wat er de afgelopen periode is bereikt. “Het team zet zich voor de volle honderd procent in om klanten en notulisten te bedienen en om kwalitatief goede verslagen af te leveren,” voegt Natalja als teamleider daaraan toe. Ook Jeanet vind dat het ServiceTeam de afgelopen jaren heel wat ‘stormen’ heeft doorstaan, maar dat zij er samen voor hebben gezorgd dat Notuleerservice weer helemaal op de kaart staat. “Ik heb daarnaast ook trots op de groei van transcriptie,” voegt Anniek toe, “en hiermee de verbeteringen in het werkproces die we aanbrengen om dit te faciliteren.”

Meer weten?

Wilt u weten hoe Notuleerservice Nederland u kan helpen bij het notuleren van uw vergaderingen? Neem dan contact op met een van onze medewerkers via service@notuleerservice.nl of 0800 – 66 88 5478.

« Terug naar Nieuws

Contactgegevens

Notuleerservice Nederland BV K.P. van der Mandelelaan 110 3062 MB Rotterdam Tel: 010 789 09 80 Mail: service@notuleerservice.nl