De AI notulist in de praktijk: snelle en slimme verslaglegging van vergaderingen

AI-notuleren op bestuurlijk niveau

De uitdaging

Veel organisaties met intensieve overlegstructuren herkennen deze knelpunten:

Handmatig notuleren kost veel tijd en capaciteit
Samenvattingen zijn vaak pas laat beschikbaar
Waardevolle informatie uit gesprekken blijft onderbenut
Strenge eisen rondom privacy en dataveiligheid beperken AI-gebruik

Bestaande AI-oplossingen bieden vaak onvoldoende controle, leveren wisselende kwaliteit of slaan data op buiten Nederland — wat voor overheden en high-trust organisaties simpelweg geen optie is.

Onze pilot met Provincie Utrecht

Momenteel draaien wij een pilot met de Provincie Utrecht, waarin we een volgende stap zetten in AI-gedreven verslaglegging:

👉 Het personaliseren van samenvattingen op bestuurlijk niveau

Dit betekent dat onze AI-notulist niet alleen samenvat, maar ook:

Informatie structureert volgens bestuurlijke prioriteiten
Relevante besluiten en actiepunten automatisch uitlicht
Taalgebruik en detailniveau afstemt op beleids- en directieniveau
Context begrijpt van complexe vergaderingen

Hierdoor ontstaat geen generieke samenvatting, maar een inhoudelijk scherpe, direct bruikbare bestuurlijke output.

Onze aanpak

Binnen deze pilot combineren we technologie, veiligheid en maatwerk:

Audio opnemen of uploaden
Direct opnemen of bestaande bestanden eenvoudig verwerken
Automatische transcriptie
Op basis van onze eigen spraakherkenningsmodellen
Slimme editor
- Gebruiksvriendelijk bewerken
- Optimalisatie per spreker
- Snelle correcties
AI-verwerking (gepersonaliseerd)
Transcripties worden omgezet naar:
- Bestuurlijke samenvattingen
- Actiepunten en kernbesluiten
- Volledige verslagen (optioneel)
Volledig veilige AI
- Gehost op Nederlandse servers
- Geen data buiten Nederland
- Geschikt voor overheid en high-trust omgevingen

Het resultaat (tot nu toe)

✔ Binnen enkele minuten een bruikbaar transcript
✔ Direct beschikbare, bestuurlijk relevante samenvattingen
✔ Grote tijdsbesparing in verslaglegging
✔ Betere besluitvorming door heldere inzichten
✔ Meer grip op actiepunten en opvolging

Waarom dit het verschil maakt

In deze pilot zien we waar AI écht tot zijn recht komt: niet als vervanging, maar als versterking van menselijke expertise.

Door samenvattingen te personaliseren op bestuurlijk niveau:

wordt informatie relevanter
neemt de kwaliteit van besluitvorming toe
en sluit verslaglegging naadloos aan op de praktijk van organisaties

Waarom jij als organisatie niet kunt achterblijven

Organisaties die nu investeren in slimme, veilige AI-oplossingen voor verslaglegging:

besparen structureel tijd en kosten
verhogen de kwaliteit van interne communicatie
en creëren een informatievoorsprong

De stap van “notulen maken” naar strategisch informatiebeheer is al ingezet.

De vraag is niet óf je deze stap zet - maar wanneer.

‍

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Blijf op de hoogte voor het laatste nieuws en ontwikkelingen.

Thank you! Your submission has been received!

Oops! Something went wrong while submitting the form.

Ontdek wat we nog meer doen

Lees meer

99,2%

Transcriptienauwkeurigheid bij complexe content

Vertrouwelijke transcriptie: maximale beveiliging, zonder concessies aan kwaliteit

Sommige gesprekken zijn zo gevoelig dat standaard transcriptie-oplossingen simpelweg geen optie zijn. Wij ondersteunen organisaties met transcriptie onder de strengste beveiligingsvoorwaarden. Volledig gecontroleerd en zonder risico op datalekken.

+30%

Tijdsbesparing voor bestuur en secretariaat

Notuleren voor pensioenfondsen: complexe besluitvorming, foutloos vastgelegd

Complexe bestuursvergaderingen vragen om inhoudelijke kennis en precisie. Onze notulisten zorgen voor heldere, betrouwbare en direct bruikbare notulen.

100%

WCAG-toegankelijke content geleverd

100% nauwkeurige ondertiteling voor gemeentelijke vergaderingen (WCAG-proof)

Wij ondersteunen gemeenten met 100% nauwkeurige transcripties en ondertiteling van raads- en commissievergaderingen. Volledig WCAG-proof en geschikt voor openbare publicatie.

Ons proces

Eenvoudig proces, professioneel resultaat

Neem contact op

Vertel ons wat je nodig hebt: notulen, transcriptie of inzet van de AI-notulist. We denken direct met je mee en adviseren over de beste aanpak. Afgestemd op jouw organisatie en eventuele eisen (zoals vertrouwelijkheid of WCAG).

Ontvang een voorstel

Je ontvangt snel een helder voorstel met planning, werkwijze en prijs.
Geen verrassingen achteraf - wel duidelijkheid vooraf. Ook voor complexe of vertrouwelijke opdrachten maken we een passende oplossing.

Wij gaan aan de slag

Onze ervaren specialisten of slimme AI-oplossingen gaan direct aan het werk.
We zorgen voor:
- Nauwkeurige verwerking van gesprekken en vergaderingen
- Consistente kwaliteit en heldere structuur
- Volledige naleving van afspraken en beveiligingseisen

Oplevering en nazorg

Je ontvangt het eindresultaat snel en gebruiksklaar. We controleren alles zorgvuldig en blijven beschikbaar voor eventuele aanpassingen en vervolgopdrachten.

Vraag een offerte aan

Hoe berekenen we de prijs?

De prijs van een transcriptie hangt af van meerdere factoren, zoals het aantal sprekers, de geluidskwaliteit, gewenste tijdsmarkeringen en eventuele spoed.

Op basis van deze variabelen maken wij altijd een transparante en eerlijke berekening.
Zo weet je vooraf precies waar je aan toe bent.

Aantal sprekers

Vaak heb je te maken met meerdere sprekers in een audiobestand. Uiteraard houden we daar rekening mee. Bij audiobestanden met één, twee of drie sprekers vermelden we automatisch de verschillende sprekers. Bij vier of meer sprekers rekenen we een toeslag van € 0.30 per audiominuut.
‍Let op! Bij een interview met vier of meer sprekers geven we die sprekers in het transcript geen aparte aanduiding. Ze krijgen allemaal dezelfde afkorting (bijvoorbeeld Y). Wel plaatsen we een witregel na elke spreker, zodat je in één oogopslag kunt zien wanneer een andere spreker het woord neemt.

Aantal woorden per minuut

Heb je te maken met sprekers die in een hoog tempo praten? Dat vraagt meer tijd en werk van onze transcribenten. Wij gaan standaard uit van maximaal 180 woorden per minuut. Is het aantal woorden in jouw audiobestand hoger? Dan betaal je een toeslag van € 0,25 per minuut.
NB. Wij accepteren geen bestanden waarvan de audio is versneld.

Notering van de tijd

Klanten die na de uitwerking van het transcript bepaalde audiofragmenten nog eens opnieuw willen beluisteren, kiezen vaak voor de optie tijdsnotering. We kunnen dat doen per 1 minuut of per 5 minuten. Je ziet de tijdsnotering terug aan het einde van elke audiominuut in jouw transcript, met [1min], [2min], [3min], gevolgd door een witregel.
Tijdsnotering per minuut: + €0,20 p/mTijdsnotering per 5 minuten: + €0,15 p/m

Spoed, maatwerk of >5 uur audio?

Als je het offerteformulier invult, krijg je de offerte per omgaande in je mailbox. Wil je meer dan 5 uur audio laten transcriberen, heb je jouw transcript(en) met spoed nodig of heb je andere wensen die vragen om maatwerk? Laat het ons weten! We nemen dan persoonlijk contact met je op om de mogelijkheden te bespreken.

Waarom kiezen voor ons?

Bij Notuleerservice begrijpen we dat beveiliging en gemak van cruciaal belang zijn voor onze gebruikers. Daarom hebben we ons toegewijd om de optimale bescherming van jouw gegevens te combineren met naadloze bruikbaarheid. Hier is waarom u voor ons zou moeten kiezen:
‍
‍Optimale Beveiliging: We nemen de veiligheid van jouw gegevens zeer serieus. Ons bedrijf is ISO-gecertificeerd, wat betekent dat we voldoen aan de hoogste normen voor gegevensbeveiliging.
Je kunt gerust zijn in de wetenschap dat jouw gegevens bij ons in veilige handen zijn.

‍Strenge Protocollen: Onze werkwijze is gebaseerd op strikte protocollen. Dit zorgt voor consistentie en nauwkeurigheid in het beheer van uw gegevens, waardoor u altijd kunt vertrouwen op de integriteit van uw informatie.

‍Transparante Kostenstructuur: We geloven in eerlijke en transparante tarieven. Naast het gebruik van ons systeem en de hosting van jouw data, brengen we administratiekosten in rekening. Deze kosten dekken de dagelijkse operatie en zorgen ervoor dat we onze service kunnen blijven optimaliseren.

‍Maatwerk Projectmanagement: Voor grootschalige opdrachten bieden we op maat gemaakt projectmanagement. Ons team staat klaar om je project te coördineren, te begeleiden en te waarborgen dat het succesvol wordt afgerond. We begrijpen dat elke opdracht uniek is en daarom bieden we flexibele projectmanagementoplossingen die aan jouw behoeften voldoen.

Bij Notuleerservice streven we naar niets minder dan je volledige tevredenheid. Onze toewijding aan beveiliging, efficiëntie en transparantie is wat ons onderscheidt. We zijn er om je te helpen met jouw behoeften, ongeacht de omvang van je project. Laten we samenwerken aan jouw succes. Neem contact met ons op voor meer informatie of om een offerte aan te vragen.