Steeds meer organisaties zetten AI in om vergaderingen vast te leggen, zoals met een AI-notulist, samenvattingen te maken of klantcontact te ondersteunen. Handig, maar niet vrijblijvend. Vanaf 2 augustus 2026 geldt de transparantieplicht uit de EU AI Act, vastgelegd in artikel 50 van de Europese AI-verordening. Deze regel bepaalt dat mensen moeten weten wanneer ze met AI te maken hebben, en dat AI-gegenereerde content herkenbaar moet zijn als zodanig. In dit artikel lees je wat er precies verandert, voor wie dit geldt en wat dit betekent voor organisaties die AI gebruiken bij vergaderen en verslaglegging.
Wat houdt de transparantieplicht in?
De EU AI Act is de Europese verordening die AI-systemen reguleert op basis van het risico dat ze vormen voor mensen en de samenleving. Hoe groter het risico, hoe strenger de eisen. Artikel 50 van deze verordening richt zich niet op zwaar gereguleerde, risicovolle AI-toepassingen, maar op een bredere, lichtere verplichting: transparantie.
Concreet komt het neer op twee punten. Ten eerste moeten gebruikers weten wanneer ze met een AI-systeem communiceren, bijvoorbeeld bij een chatbot of een AI-telefoonassistent, tenzij dat voor een normaal oplettende persoon al duidelijk is. Ten tweede moet AI-gegenereerde of AI-bewerkte content, zoals tekst, beeld, audio of video, herkenbaar zijn als kunstmatig. Voor realistisch ogende, gemanipuleerde media (denk aan deepfakes) gelden aanvullende eisen.
De verplichting geldt voor elke organisatie die AI-systemen inzet richting gebruikers binnen de EU, ongeacht de omvang van de organisatie. Voor kleinere organisaties gelden wel lagere maximale boetes.
Wanneer gaat dit in, en wat verandert er niet?
De datum staat vast: 2 augustus 2026. Dat is ook de dag waarop de Europese Commissie de bevoegdheid krijgt om regels voor aanbieders van algemene AI-modellen te handhaven en te beboeten.
Belangrijk om te weten is dat niet alle onderdelen van de AI Act op dezelfde datum ingaan. De zwaardere verplichtingen voor hoogrisico AI-systemen, zoals AI bij sollicitatieprocedures of kredietbeoordeling, zijn via het zogeheten Digital Omnibus-pakket uitgesteld. Deze verplichtingen gelden nu vanaf 2 december 2027 en 2 augustus 2028. De transparantieplicht van artikel 50 is in dat uitstel echter niet meegenomen en blijft dus gewoon op 2 augustus 2026 staan.
Wat betekent dit voor organisaties die AI inzetten bij verslaglegging?
Voor organisaties die AI gebruiken om vergaderingen te transcriberen, samen te vatten of te verwerken tot notulen, is de kernvraag simpel: weten deelnemers dat AI hierbij een rol speelt, en is dat voor hen duidelijk?
In de praktijk betekent dit dat je vooraf transparant moet zijn over het gebruik van AI in het verslagleggingsproces. Denk aan een korte melding bij de start van een vergadering, of een vaste passage in de uitnodiging. Daarnaast is het goed om na te denken over hoe AI-gegenereerde output herkenbaar blijft, bijvoorbeeld door duidelijk aan te geven welk deel van een verslag automatisch is gegenereerd en welk deel door een mens is gecontroleerd of aangevuld.
Voor bestuurlijke, formele of gevoelige overleggen, zoals bij overheid, zorg of financiële instellingen, is dit extra relevant. Juist daar telt niet alleen of een verslag klopt, maar ook of het proces erachter navolgbaar en uitlegbaar is. Een AI-systeem dat een vergadering samenvat, vervangt in die context geen menselijke controle. Het ondersteunt die controle, en de transparantie daarover is precies waar artikel 50 om vraagt.
Bij AI-ondersteunde verslaglegging, zoals onze AI Notulist, komt dit uitgangspunt al terug: AI verwerkt de audio, maar een mens controleert en corrigeert het resultaat voordat het verslag definitief is.
Vooruitkijken
De transparantieplicht uit de EU AI Act is geen technisch detail voor IT-afdelingen, maar een verplichting die direct raakt aan hoe organisaties AI in hun dagelijkse werk zichtbaar en uitlegbaar maken. Voor verslaglegging betekent dit vooral dat AI een hulpmiddel blijft waarover je helder communiceert, niet een onzichtbare tussenstap. Organisaties die dit nu al goed inrichten, hoeven op 2 augustus 2026 niet in paniek te raken.
Bij de AI Notulist van Notuleerservice is dit uitgangspunt overigens niet nieuw. Het systeem zet audio automatisch om in een transcript, samenvatting of lijst met actiepunten. De controle blijft daarbij bij de gebruiker: in de editor staan tekst en audio gesynchroniseerd naast elkaar, zodat je kunt navragen en corrigeren wat er precies is vastgelegd voordat een verslag definitief wordt. De AI Notulist is ontwikkeld samen met SpraakLab en provincie Utrecht, met data die binnen EU- en Nederlandse servers blijft.
Die opzet, waarbij AI het werk versnelt en een mens de uiteindelijke controle houdt, komt in de kern overeen met wat de transparantieplicht vraagt. Geen AI die ongezien meeluistert en zelfstandig beslist, maar een proces waarin voor iedereen duidelijk is welk deel automatisch is gegenereerd en welk deel door een mens is gecontroleerd.
