Conflictsituaties notuleren...waarom?

Een vergadering kan informatief of evaluerend zijn, maar kan ook bedoeld zijn om tot overeenstemming te komen. Voordat die overeenstemming is bereikt, komen de deelnemers niet zelden in conflictsituaties terecht. Conflictsituaties notuleren is een vak dat in zo’n geval meerwaarde biedt.

Conflictsituaties notuleren: tegengestelde belangen

Een conflictsituatie kan bijvoorbeeld ontstaan als het bestuur van een Vereniging van Eigenaren veel geld wil uittrekken voor de aanleg van een terras in de gemeenschappelijke tuin. Eigenaren die hier geen gebruik van maken en liever op hun eigen balkon zitten, zullen het daarmee niet eens zijn.Belangen kunnen ook botsen omdat deelnemers elk vanuit een eigen rol deelnemen aan de vergadering. In een cao-overleg is de rol van de directie tegenovergesteld aan de rol van de vakbonden. Elke partij heeft hier zijn eigen belangen. Dezelfde tegenstelling is aanwezig bij een bijeenkomst van de ondernemingsraad, waar de werknemers tegenover de werkgever staan.

Conflictsituaties notuleren: de meerwaarde

Een notulist inhuren biedt in dit soort situaties een duidelijke meerwaarde. Niemand kan dan achteraf stellen dat de notulen met een verborgen agenda zijn opgesteld. Daarnaast beschikt een professionele notulist of notuleerbureau over eigen opnameapparatuur waarmee de bijeenkomst kan worden vastgelegd.Conflictsituaties notuleren veronderstelt dat de notulist zich niet in de discussie mengt. Als objectieve buitenstaander richt de notulist zich op de argumenten van alle partijen, zonder zich te laten meeslepen door de oplopende emoties. Aan zijn of haar uitdrukking zal dan ook niet af te lezen zijn welke mening de notulist onderschrijft. In dit opzicht lijkt notuleren veel op pokeren.

Conflictsituaties notuleren: de juiste toon

De notulist moet zich daarnaast bewust zijn van het feit dat geschreven tekst blijvend is, iets waar deelnemers zich niet altijd van bewust zijn. Conflictsituaties notuleren brengt met zich mee dat vergaderdeelnemers harde woorden gebruiken, waarbij men achteraf echter niet blij is deze terug te lezen in een verslag dat breed wordt verspreid. Op dit soort momenten wordt vaak gewezen naar de notulist, die de deelnemer niet zou hebben begrepen.Een zorgvuldige woordkeuze - waarbij de allerscherpste randjes er zijn afgehaald zonder dat de essentie verloren gaat - is dan van belang. Het luistert heel nauw dit evenwicht te vinden en er is redelijk wat notuleerervaring voor nodig om elke deelnemer tot zijn recht te laten komen. Een professionele notulist, voor wie conflictsituaties notuleren bekend terrein is, zal dit soort situaties goed kunnen hanteren.