De waarde van goede verslaglegging

Goede verslaglegging is onmisbaar voor een goede opvolging van vergaderingen. Hoewel verslaglegging steeds belangrijker wordt, blijft de populariteit van beter en efficiënt(er) vergaderen vele malen groter. Uit onderzoek blijkt dat werknemers gemiddeld maar liefst een kwart van hun tijd spenderen aan vergaderen. Dit kost niet alleen veel tijd, maar ook veel geld. Het is dus niet vreemd dat we massaal op zoek gaan naar een manier om vergaderen te verbeteren. Maar hoe zit het met de verslaglegging van deze vergaderingen en de opvolging daarvan?

Een korte zoektocht op internet leidt al snel tot de conclusie dat daar veel minder aandacht voor is. Alleen in Nederland zijn er het afgelopen jaar al meer dan dertigduizend pagina’s te vinden over beter of efficiënt(er) vergaderen. Over goede verslaglegging is dat slechts een derde daarvan, terwijl dit toch even belangrijk is als het vergaderen zelf. In een verslag worden afspraken en vervolgacties namelijk niet alleen helder vastgelegd, maar kunnen medewerkers ook teruglezen wie verantwoordelijk is voor welke actie en welke termijn hiervoor vastgesteld is.Dat het goed verslag doen van een vergadering wel steeds belangrijker wordt, merkt ook Rufus Flipse, algemeen directeur van Notuleerservice Nederland: “We zien bij Notuleerservice Nederland een sterke toename van het aantal notuleeropdrachten. We krijgen zo’n 30% meer aanvragen dan voorheen.” In deze blog gaan we in op de waarde van goede verslaglegging en geven we u tips om hier zelf mee aan de slag te gaan.

Eigenschappen van goede notulen

Verslagen zijn niet alleen een middel om acties, termijnen en vervolgstappen vast te leggen. Goede notulen kunnen u ook helpen het proces en de bedrijfsvoering te bewaken. Daarnaast heeft verslaglegging een informerende functie. Voor vertegenwoordigers van een belanghebbende partij is secuur vastgelegde informatie namelijk cruciaal.Goede verslaglegging maakt de inhoud van de bespreking niet alleen inzichtelijk voor deelnemers, maar ook voor degenen die niet bij het overleg aanwezig zijn. Vergaderdeelnemers die niet aanwezig zijn, kunnen via de notulen de ontwikkelingen in bedrijfsvoering, beleid en voorschriften alsnog volgen. Een kernachtige samenvatting van een belangrijke bijeenkomst is eveneens een goede basis voor de communicatie met stakeholders en achterban. Het draagt bij aan de transparantie van de besluitvorming binnen uw organisatie.

Vormen van notulen

Een goed verslag geeft de vergadering niet alleen juist en objectief weer, maar heeft ook de juiste vorm. Net als dat er verschillende vergaderingen zijn, zijn er ook verschillende vormen van verslaglegging. Zo is er het samenvattend verslag, waarin kernachtig – vaak per agendapunt of thema – wordt weergegeven wat er is besproken tijdens een vergadering of bespreking. Een uitgebreid samenvattend verslag geeft meer inzicht in het proces van de vergadering. Hierin is niet alleen een beknopte versie van de besproken onderwerpen, standpunten en uitkomsten opgenomen, maar wordt ook het verloop en de dynamiek van de vergadering vermeld. Als laatste is er ook nog het woordelijk verslag, waarin letterlijk wordt weergeven wat er is gezegd en door wie.

Eigenschappen van goede notulisten

Niet alleen de inhoud en vorm van het verslag zijn van belang. Ook degene die de notulen opstelt, speelt een belangrijke rol bij de kwaliteit van verslaglegging binnen de organisatie. In een online enquête hebben we gevraagd wat respondenten verlangen van een notulist. Voor 96% van de respondenten was het belangrijk dat een notulist betrouwbaar is. Daarnaast hecht de meerderheid van de ondervraagden veel waarde aan foutloos taalgebruik in het verslag (80%). Tenslotte werden ‘onafhankelijkheid’ (64%) en ‘snelle oplevering van een verslag’ (57%) genoemd als belangrijke eigenschappen waarvan men verwacht dat een goede notulist ze bezit.

De waarde van externe notulisten

Een goede notulist is dus een betrouwbare, onafhankelijke waarnemer. Voor iemand uit uw eigen organisatie kan het lastig zijn om deze onafhankelijkheid te bewaren. Bij vergaderingen met veel stakeholders is het daarnaast essentieel dat de notulen alles wat gezegd is nauwkeurig, objectief en evenwichtig weergeven. Het opstellen van kwalitatief goede notulen is echter een intensieve en tijdrovende klus.Het inhuren van een externe ervaren notulist biedt daar een oplossing in. Deze notulist is zelf geen onderdeel van de organisatie en neemt niet actief deel aan de vergadering. Uitbesteden aan een professional garandeert een belangenvrije benadering van de bespreking. Naast objectiviteit is continuïteit een meerwaarde die een externe partij, zoals Notuleerservice Nederland, kan bieden. Met een netwerk van 120 professionele notulisten kunnen wij altijd per direct een notulist inzetten en altijd voor (vaste) vervanging zorgen als dat nodig is.

Wat u zelf kunt doen

Goede verslaglegging is onmisbaar voor een goede opvolging van een vergadering. Ondanks dat u zelf geen notulist bent, kunt u daar toch aan bijdragen. Door enkele simpele dingen tijdens een bespreking in de gaten te houden, kunt u de notulist al veel helpen. Zo is voorbereiding altijd het halve werk. Met een vooraf opgestelde agenda kan de notulist zich alvast voorbereiden op de onderwerpen en van tevoren bepalen hoe dit het beste kan worden vastgelegd.Daarnaast is het belangrijk dat de notulist een goede zitplaats heeft tijdens de vergadering. Zo kan hij of zij alles goed volgen en zien en horen wat er gebeurt. Laat de notulist ook aanwezig zijn tijdens de hele vergadering en aan het einde vragen stellen als er onduidelijkheden zijn. Zo kan de notulist een volledig en nauwkeurig verslag opstellen. Als laatste is het ook belangrijk om de notulist genoeg tijd te geven om het verslag uit te werken. Wees vooral duidelijk over de verwachtingen en wat er in het verslag opgenomen moet worden. Op deze manier krijgt u het verslag dat u nodig heeft.