Hoe bewaak je de kwaliteit van notulen?

Bij het maken van notulen is het belangrijk om de kwaliteit te bewaken. Vooral wanneer besluiten of beslissingen worden genomen, is het van belang deze correct in het verslag op te nemen. Het maken van verslagen en notulen stopt niet bij het neerleggen van de pen. Integendeel, Notuleerservice Nederland hecht veel waarde aan kwaliteit. Voor de notulen naar de klant gaan, beoordelen wij altijd het verslag en zetten wij de puntjes op de i. In deze blog gaan wij dieper in op de kwaliteit van verslaglegging en onze dienstverlening. Hoe wordt deze kwaliteit bewaakt en waar letten wij op.

Informatieveiligheid en vertrouwelijkheid

Een goed verslag sluit altijd aan op vooraf gestelde doelstellingen. Tijdens een bijeenkomst of vergadering kunnen onderwerpen worden besproken die vertrouwelijk zijn of waar neutraliteit van een notulist belangrijk is. U kunt dan de voorkeur geven aan een externe notulist die geen eigen belangen heeft. De 120 notulisten van Notuleerservice Nederland hebben de juiste kennis en ervaring om meteen voor u aan de slag te gaan, waar ook in Nederland.Ook kan informatiebeveiliging een rol spelen. Notuleerservice Nederland is niet alleen ISO-gecertificeerd voor kwaliteit, maar ook informatieveiligheid. Hierdoor kunnen wij geheimhouding waarborgen in al onze werkprocessen.Andere doelstellingen kunnen uiteraard per verslag variëren. Door vooraf duidelijke afspraken te maken over de inhoud en de doelstelling hoeven er achteraf geen discussies plaats te vinden. Ook krijgt u op die manier precies het verslag dat u wenst. Wij gaan altijd eerst het gesprek met u aan, zodat u krijgt wat u écht nodig heeft.

De notulist

Als u met externe notulisten werkt is het prettig als deze al enige inhoudelijke kennis en een relevante achtergrond hebben. Niet alleen zodat het vakjargon begrepen wordt, maar ook om de kwaliteit te waarborgen. Binnen Notuleerservice Nederland letten wij bij de selectie van notulisten altijd op interesses en achtergrond. Daarbij proberen wij altijd een vaste notulist te matchen met een klant. Op deze manier kunnen wij optimaal gebruik maken van de feedback die wordt gegeven. Vooral bij complexere verslaglegging is het belangrijk dat de notulist zich de taal van de vergadering en/of het bedrijf steeds meer eigen maakt.

Leesbaarheid

Leesbaarheid is een belangrijke factor binnen kwaliteit. Een goed en duidelijk verslag staat niet helemaal vol met vakjargon en gaat uit van de lezer. Vaak is deze lezer iemand uit de organisatie die de vergadering niet heeft kunnen bijwonen en soms ook relaties buiten de organisatie. Om die reden is het belangrijk dat het verslag ook wordt bekeken door iemand met weinig voorkennis van de materie. Binnen Notuleerservice Nederland noemen wij dit de ‘tweede taalexpert’. Niet alleen type- en spelfouten worden er uit gehaald, maar er wordt ook gekeken naar de lay-out en inhoud. Is alles correct geschreven? Zijn het goedlopende en duidelijke zinsneden? Deze taalexpert kijkt het verslag na en brengt zo nodig wijzigingen aan die vervolgens ook weer worden teruggekoppeld aan de notulist. Dit voorkomt dat dezelfde fouten opnieuw worden gemaakt en bevordert de kwaliteit van de notulen.

Notuleerservice Nederland biedt verschillende zaken die belangrijk zijn bij het opstellen van notulen:

1. Objectiviteit en onafhankelijkheid
2. Geheimhouding en informatieveiligheid
3. Maatwerk
4. Ervaren notulisten
5. Snelheid en efficiëntie
6. Continuïteit