Interview: Hoe bewaak je de kwaliteit van notulen?

cao-overlegJeanet Hassink is coördinator kwaliteit bij Notuleerservice Nederland. Voordat de notulen naar de klant toe gaan, is Jeanet degene die de kwaliteit beoordeelt en de puntjes op de i zet. In dit interview gaan we dieper in op kwaliteit van verslaglegging en dienstverlening.

 

Wanneer spreek je van een goed verslag?

Een goed verslag sluit aan op de doelstellingen van de klant en is natuurlijk foutloos.

Maar er kan altijd een foutje insluipen toch?

Wij doen altijd twee correctierondes op onze verslagen. Ik merk dat het enorm door klanten op prijs wordt gesteld. De type- en spelfouten worden eruit gehaald door een tweede notulist, of een tweede taalexpert zoals wij dat noemen. Op de afdeling kwaliteit wordt het nogmaals gecontroleerd en ook gekeken naar de lay-out. Iedere klant heeft een eigen lay-out die hij kan aandragen. Verder check ik op inhoud: zijn de namen goed geschreven? Staan er geen rare data in? Dat verslagen foutloos de deur uit gaan is een van de speerpunten van onze kwaliteit.

Je zegt dat een goed verslag aansluit op de doelstellingen van de klant. Wat moet ik me daarbij voorstellen?

Een veelvoorkomende wens is neutraliteit van de notulist. Tijdens een bijeenkomst of vergadering kunnen onderwerpen worden besproken die lastig zijn voor werknemers. Denk bijvoorbeeld aan reorganisaties. Een externe notulist heeft dan de voorkeur omdat hij geen eigen belangen heeft. Ook informatiebeveiliging kan een doel zijn. Vanwege onze ISO-certificering voor informatieveiligheid kunnen wij dit altijd waarborgen. Andere doelstellingen kunnen per klant of per verslag variëren. Stel dat er een zitting of vergadering plaatsvindt waarbij juridische bewijslast een rol speelt. De klant heeft dan een verslag nodig om naar terug te kunnen verwijzen. Als de notulen bedoeld zijn voor een brede achterban, bijvoorbeeld bij een OR-vergadering, dan sluit een korter samenvattend verslag veel beter aan. Wij zorgen dat de klant krijgt wat hij écht nodig heeft.

Kun je niet beter voor een interne notulist kiezen? Zo’n externe notulist stapt wel koud in de materie?

Dat kan. Maar wij letten er goed op dat we geen notulist plaatsen zonder enige inhoudelijke achtergrond en kennis. Als een notulist tijdens een sollicitatiegesprek bijvoorbeeld heeft gezegd: “Ik heb helemaal niets met pensioenfondsen” dan sturen we deze notulist niet naar een financiële vergadering.

Hoe komt het dat de notulen beter worden?

Wij proberen een vaste notulist te matchen met een opdrachtgever. Wanneer de klant de notulen ontvangt, geeft hij feedback op de notulen. Vooral bij complexere verslaglegging, bijvoorbeeld met veel vakjargon en afkortingen is het belangrijk dat de notulist zich de taal steeds meer eigen maakt.

Zijn notulen nog wel goed leesbaar wanneer ze vol staan met vakjargon?

Dit is een goede vraag. Een leesbaar samenvattend verslag is namelijk echt vakwerk. Goede notulen gaan uit van de lezer. De lezer is in dit geval degene die de vergadering niet heeft kunnen bijwonen. Om die reden wordt elk verslag nagekeken door een ‘tweede taalexpert’. Dit is een professionele notulist die juist weinig voorkennis heeft van de materie. De wijzigingen die de tweede taalexpert aanbrengt, worden teruggekoppeld aan de notulist. Dit voorkomt dat dezelfde fouten opnieuw worden gemaakt.

Stel dat je een sollicitatiegesprek voert met een aspirant-notulist, waar let je dan op?

Ten eerste: ik voer het sollicitatiegesprek nooit alleen. Mijn collega en ik vinden het belangrijk dat de kandidaat een hbo- of wo-niveau opleidingsniveau heeft. Dat betekent over het algemeen dat iemand zich sneller in kan werken in de materie en beter kan analyseren. Dit zijn hele belangrijke eigenschappen voor een notulist.

Dus Notuleerservice Nederland heeft alleen hoger opgeleiden in dienst?

Bijna allemaal wel, al is het geen wet van Meden en Perzen. Ik vind het bijvoorbeeld ook erg belangrijk dat een notulist een brede werkervaring heeft. Dat hij bijvoorbeeld al een jaar of 3, 4 ervaring heeft als zelfstandig notulist, of in ieder geval kennis heeft van een gemeentevergadering, ondernemingsraad of een bestuursvergadering.

Dus één verslag wordt door drie mensen bekeken en jullie hebben een ISO-certificering? Doen alle notuleerbureaus dit?

Hoe andere bureaus de correctie aanpakken weet ik niet precies. Ik weet wel dat wij als enige in Nederland een ISO-certificering voor informatiebeveiliging hebben. Wat ons verder onderscheidt is de zorgvuldige evaluatie met klanten. Van de eenmalige klanten die bij ons binnenkomen, komt 70% terug. Samen met hen evalueren wij twee keer per jaar onze dienstverlening. Naast de genoemde pijlers, kijken we naar andere aspecten van kwaliteit, zoals of we goed bereikbaar zijn en snel kunnen schakelen. Ook zijn we altijd bezig met de verdere ontwikkeling van onze dienstverlening, vooral op het gebied van digitalisering. Dit doen we nooit in een isolement. De klant blijft altijd het uitgangspunt.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de kwaliteit van onze notulen? Dan kunt u gerust contact met ons opnemen via service@notuleerservice.nlof bellen naar 0800-6688547.

« Terug naar Nieuws

Contactgegevens

Notuleerservice Nederland BV K.P. van der Mandelelaan 110 3062 MB Rotterdam Tel: 0800 6688547 Mail: service@notuleerservice.nl