Schriftelijke verslaglegging en de vier grootste knelpunten in de ondernemingsraad (OR)

Wat vaak over het hoofd wordt gezien, is hoe goede verslaglegging en digitale ondersteuning een wereld van verschil kan maken. Wie zijn verslaglegging en communicatie verbetert, bespaart zeeën van tijd en kan rekenen op meer betrokkenheid van directie, bestuur en achterban.De Sociaal-Economische Raad deed een interessant en uitgebreid onderzoek naar de problemen binnen ondernemingsraden. Uit de gesprekken met onze klanten blijkt dat deze problemen nog altijd actueel zijn. Samenvattend konden de struikelblokken worden teruggebracht tot vier knelpunten. In deze blog geven we een aantal tips om deze knelpunten op te lossen, zodat uw OR vergadering effectief blijft.

Knelpunt 1: Tijdgebrek en overbelasting

Wie een uur vergadert, moet erop rekenen dat hij 4 uur bezig is om een woordelijk verslag uit te werken. Dat is dus een halve werkdag verliezen aan de notulen! Bedenk wat voor een tijdsdruk dit op een OR-lid legt. Het uitbesteden van de notulen is zeker een tijdsbesparende optie. Ga ook na of een woordelijk verslag echt nodig is, of dat je beter kunt kiezen voor een ander type verslag.Als het inhuren van een externe notulist niet mogelijk is, overweeg dan eens een audio-opname. Bij Notuleerservice Nederland kan de audio-opname automatisch worden getranscribeerd met speciale software. Vervolgens redigeert een deskundige notulist het transcript. Dit is een kosten- en tijdsbesparende oplossing wanneer je zonder notulist toch een woordelijk verslag wilt. Het verslag is daarna helemaal klaar voor externe publicatie of verspreiding.Stel je voor dat je geen inbox vol met e-mails meer hebt die je moet doorzoeken, maar op een laptop, pc, tablet of smartphone alleen de betreffende vergadering hoeft aan te klikken en alle documenten klaar staan. Altijd in de juiste versie? Vergadermanagementsoftware kan een verademing zijn voor ondernemingsraden die worstelen met hoge tijdsdruk.

Knelpunt 2: Grote afstand tussen ondernemingsraad en achterban

'Die sprekt kloare toal', zoals de Groningers zeggen. Het is opmerkelijk hoe taal kan verbinden, maar ook een afstand kan scheppen. In de OR is er niet zelden een kloof - of meerdere kloven - tussen het bestuur, de OR en de achterban. Vraag je altijd af of de partijen elkaar wel 'verstoan'. Misschien is de achterban niet bekend met het bestuurlijk jargon of bepaalde procedures. Ze haken af zodra er te veel onbekende termen langskomen. Zorg daarom dat een verslag aantrekkelijk is geschreven zodat het ook echt gelezen wordt door de mensen die je wilt bereiken. Gebruik zo nodig verwijzingen naar externe bronnen.Wat is dan de juiste toon en terminologie? Bij Notuleerservice Nederland neemt het ServiceTeam de tijd om mee te denken over de juiste toon en verslaglengte. Het taalgebruik, de indeling en de lengte stemmen we zorgvuldig af op de eindgebruiker en het doel. Daarnaast is het voor OR-leden met een drukke agenda of korte aandachtsspanne prettig als de notulen snel volgen op de vergadering. De onderwerpen liggen dan nog vers in het geheugen. Dit spoort OR-leden aan tot meer actie en bevlogenheid.

Knelpunt 3: Gebrek aan deskundigheden

Binnen veel organisaties krijgen OR-leden de mogelijkheid een OR-gerelateerde cursus te volgen. Een goede zet, maar de basis moet niet worden vergeten. Deskundigheid begint bij het goed informeren van de betrokkenen. Door stukken tijdig aan te leveren geef je iedereen de tijd om zich inhoudelijk voor te bereiden. Soms scheelt dat al enorm in de betrokkenheid en deskundigheid.Omdat veel OR's hun ledenaantal zien krimpen, worden er steeds vaker externe deskundigen ingehuurd voor specifieke onderwerpen. Deze externe deskundigen moeten snel kunnen schakelen. Professionele notulen die makkelijk terug te vinden zijn, maken het uitbesteden een stuk prettiger.Daarnaast maken organisaties steeds meer gebruik van 'deelcommissies'. Het voordeel van het opknippen van onderwerpen is dat het minder achtergrondkennis vereist voor de leden. Men richt zich op datgene waar men affiniteit mee heeft. Minder tijdsdruk en meer plezier in het werk dus. Het spreekt voor zich dat bij deelcommissies de schriftelijke overdracht een sleutelrol speelt. De OR moet op basis van notulen uit de deelvergadering een gewogen beslissing kunnen maken.

Knelpunt 4: Gebrek aan kandidaten

Voor veel ondernemingsraden is het moeilijk om mensen te motiveren en om nieuwe leden te vinden. Vooral jongeren zien de bijkomende OR-taken als een belemmering. Volgens het eerder genoemde onderzoek van de SER zijn jonge medewerkers individualistischer ingesteld en hebben zij vanuit hun verschillende achtergronden andere referentiekaders. Vakbonden en ondernemingsraden zijn niet 'top of mind' bij jonge medewerkers. Moderne communicatiemiddelen zoals een digitaal platform of gebruik van een sociaal intranet kunnen een brug slaan naar jongere medewerkers. Belangrijke besluiten en ontwikkelingen binnen de OR komen op deze wijze toch onder de aandacht van jonge medewerkers.