Schriftelijke verslaglegging van een MT-overleg (ICT-branche)

Deze week werd ons door een snelgroeiend ICT-bedrijf gevraagd de schriftelijke verslaglegging van MT-overleggen te verzorgen. Eén van de uitdagingen die de groei van het bedrijf met zich meebrengt voor het MT, is het zorgvuldig informeren van personeel over de ontwikkelingen. En dat genereert vaak informatie die gevoelig ligt en dus met grote zorgvuldigheid behandeld moet worden. Om die reden had het management aanvankelijk het notuleren voor eigen rekening genomen. De praktijk wees echter uit dat degene die het notuleren op zich nam, niet tegelijkertijd accuraat kon deelnemen aan de vergadering. Daar kwam bij dat de betreffende manager na afloop van de vergadering nog veel tijd kwijt was aan het uitwerken van de notulen. Een simpele rekensom maakte duidelijk dat uitbesteden kostenbesparend kan zijn.

Notulen op maat

Omdat de opdrachtgever vaak veel waarde hecht aan advies op maat, gaan we altijd eerst in een gesprek met de opdrachtgever na wat de wensen precies zijn. In het geval van de MT-leden was de wens aanwezig om de notulist ook de agenda voor het volgende overleg te laten opstellen.Omdat we er altijd naar streven een vaste notulist aan de opdrachtgever te koppelen, konden we dit toezeggen en zodoende de opdrachtgever volledig ontzorgen. We kiezen ervoor met vaste notulisten te werken omdat opdrachtgevers bij voorkeur dezelfde persoon aan tafel zien, maar ook omdat deze werkwijze bijdraagt aan de consistentie in de verslaglegging.Voor het ICT-bedrijf gaan wij een notulist inzetten met kennis en affiniteit op ICT-gebied, zodat de opdrachtgever zeker weet dat de notulist geen inwerkperiode nodig heeft om de materie te leren kennen, maar kan per direct een samenvattend verslag of uitgebreid samenvattend verslag leveren, inclusief actie-, en besluitenlijst, en een agenda voor het volgende overleg.

Zorgeloos vergaderen

Het uitbesteden van de verslaglegging betekende daarnaast een forse besparing voor het bedrijf. Veel organisaties maken geen reële berekening van de loonkosten die men kwijt is aan voorbereiding, vergadertijd, en benodigde uitwerktijd. Omdat een professionele notulist nu eenmaal sneller en efficiënter werkt, kunnen wij een prijsstelling realiseren die tegen deze optelsom van loonkosten opweegt.