Top 5 redenen om te notuleren

“Goede notulen worden steeds belangrijker binnen onze organisatie. Door de hoge werkdruk en de vele parttimers is het niet mogelijk om bij elk overleg aanwezig te zijn.”

Aldus een secretaresse binnen de gezondsheids- en welzijnszorg. Onlangs is door Notuleerservice Nederland een online enquête gehouden onder secretaressen uit allerlei branches. De enquête is door 338 secretaressen met veel toewijding ingevuld, wat een schat aan informatie heeft opgeleverd.Het signaal van de secretaresse uit het citaat komt ons regelmatig ter ore. We merken dat organisaties het notuleren vaak bij een interne medewerker of afdeling neerleggen, die het dan in de spaarzame tijd moet doen die overblijft na alle andere taken.In de enquête vroegen we de secretaressen hoe zij hun werk beleven en waarom notuleren belangrijk is voor hun werkgever. Welke functie vervult het notuleren? Uit de resultaten kwamen verschillende redenen om te notuleren naar voren. We bespreken een top 5.

• Monitoring: Een verslag kan de voortgang van bedrijfsprocessen en projecten inzichtelijk maken. Zo worden het notuleren een middel om de bedrijfsvoering te bewaken.

• Afspraken vastleggen: In veel gevallen heeft het notuleren als basisfunctie: het vastleggen van afspraken, zodat daarover later geen onduidelijkheid kan ontstaan. Het verslag maakt duidelijk wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een actie, en op welke termijn.

• Externe communicatie: Met name voor vertegenwoordigers van een belanghebbende partij is het secuur vastleggen van informatie cruciaal. Denk hierbij aan de toezichthoudende organen, stakeholders, aandeelhouders en investeerders, de overheid en, niet te vergeten: de accountant.

• Interne communicatie: Een goed verslag maakt de inhoud van de bespreking niet alleen inzichtelijk voor deelnemers maar ook voor degenen die er niet bij waren. Het zorgvuldig notuleren van afspraken over bedrijfsvoering, beleid en voorschriften maakt het ook voor afwezige collega’s mogelijk de ontwikkelingen te volgen.

• Certificering: Om in aanmerking te komen voor certificering, of om deze te behouden, zul je als organisatie moeten kunnen aantonen dat je alles vastlegt, voor zowel de kwaliteitsauditor als het personeel.Een notulist inhuren is de oplossing om het belang van goede verslaglegging te waarborgen en tegelijk de bijbehorende werkdruk weg te halen bij uw eigen organisatie. Het notuleren uitbesteden aan Notuleerservice Nederland betekent dat u binnen enkele werkdagen na de vergadering de notulen kant en klaar in huis hebt, opgesteld door een notulist met kennis van de materie.Het notuleren van vakinhoudelijke besprekingen vereist een notulist die op niveau kan meedenken met de deelnemers. Onze notulisten zijn veelal academisch opgeleid en binnen ons notulistenteam is bovendien veel vakkennis en werkervaring in diverse sectoren aanwezig.Dankzij de aanwezige kennis is er vrijwel geen type bespreking te bedenken dat we inhoudelijk niet aankunnen. Of het nu een Raad van Bestuur, een Vergadering van Aandeelhouders of besloten gesprekken in het kader van medische tuchtzaken betreft: wij koppelen een notulist aan uw organisatie met de juiste kennis om adequaat verslag te doen van de besprekingen. Ook Engelstalige besprekingen vormen overigens geen obstakel.