In een tijd waarin digitale dreigingen zich razendsnel ontwikkelen, is het beveiligen van onze gegevens belangrijker dan ooit. Of je nu werkt met klantinformatie, geluidsopnames of interne documenten: elke stap in het proces van verzenden, delen of opslaan van bestanden kan een risico vormen.
We worden dagelijks geconfronteerd met berichten over ransomware-aanvallen, datalekken en digitale inbraken. Ook als organisatie hebben wij onze processen hierop aangepast. Maar de verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij de IT-afdeling — iedereen speelt hierin een rol.
De vraag is: wat kun jij zelf doen om bestanden veilig uit te wisselen?
Bestanden delen: een groter risico dan je denkt
Het uitwisselen van bestanden is voor veel collega’s dagelijkse kost. Denk aan het uploaden van een geluidsbestand naar een externe website, het versturen van een rapport via e-mail of het delen van documenten via platforms zoals WeTransfer. Wat velen niet beseffen is dat deze acties serieuze beveiligingsrisico’s met zich mee brengen zoals:
- Ongeautoriseerde toegang tot bestanden via onbeveiligde links;
- Interceptie van data tijdens verzending;
- Opslag op onbekende servers buiten de EU of zonder AVG-naleving;
- Gebrek aan controle over wie bestanden opent of downloadt;
- Geen logging of monitoring, waardoor misbruik moeilijk te traceren is.
Zo houd je je bestanden wél veilig
Om risico’s te beperken, kun je een aantal concrete maatregelen nemen. Onze belangrijkste adviezen op een rij:
Gebruik veilige platforms
Kies uitsluitend tools die:
- End-to-end encryptie bieden (tijdens verzending én opslag)
- Data verwerken binnen de EU of voldoen aan de AVG
- Functionaliteiten bieden zoals: beperkte toegang (via wachtwoord of verificatie), tijdelijke links met vervaldatum en logging van wie toegang heeft gehad
Verstuur via een beveiligd kanaal
- Vermijd het gebruik van standaard e-mail bij gevoelige bestanden
- Gebruik beveiligde uploadportalen of versleutelde e-maildiensten
- Zet waar mogelijk tweefactorauthenticatie (2FA) aan
Beperk toegang en stel bewaartermijnen in
- Stel een duidelijke vervaldatum in voor links of gedeelde bestanden
- Beperk toegang tot specifieke personen of e-mailadressen
- Houd bij wie wanneer toegang heeft gehad
Leg procedures vast en train medewerkers
- Documenteer de werkwijze voor veilige bestandsuitwisseling in een intern beleid
- Zorg dat medewerkers weten hoe ze veilig kunnen werken door regelmatige training
Het beveiligen van digitale bestanden begint bij bewustwording en eindigt bij consequente toepassing van veilige werkwijzen. Door alert te blijven op hoe je bestanden deelt, voorkom je dat jouw digitale achterdeur open blijft staan.
Notuleerservice denkt graag mee en heeft oplossingen zoals MijnNN om risico's op inbraak en verlies van gegevens uit te sluiten.
.svg)