Verschillende verslagvormen: hoe bepaalt u wat u nodig heeft?

De keuze voor de juiste verslagvorm is niet altijd even makkelijk. Voor welk type verslag u kiest, hangt vaak af van verschillende zaken. Wat voor soort vergadering moet er geworden genotuleerd, waar moet het verslag voor worden gebruikt, wat zijn de wensen van de organisatie, etc. In deze blog nemen wij u mee langs de verschillende verslagvormen en helpen wij u bepalen welke vorm het beste bij uw behoeftes past.

1. Samenvattend verslag

In een samenvattend verslag wordt de bespreking per agendapunt of thema beknopt vastgelegd. Deze verslagvorm is kernachtig en tijdbesparend. Niet alleen de feiten en uitkomsten worden vastgelegd, maar ook eventuele visies, standpunten of belangen die tijdens de bespreking naar boven komen, worden opgenomen. De focus ligt bij een samenvattend verslag niet op het individu, maar op het onderwerp als geheel.

Een samenvattend verslag biedt inzicht in de argumenten en stellingen die tijdens de vergadering worden besproken. Dit type verslag wordt dan ook vaak gekozen als het gaat om vergaderingen van raden en besturen. Ook als het karakter van uw bespreking door kennisoverdracht wordt bepaald, zoals bij congressen, symposia of informatiemarkten, kan het van belang zijn dat de kernzaken teruggelezen kunnen worden.

2. Uitgebreid samenvattend verslag

In een uitgebreid samenvattend verslag vindt u niet alleen de onderwerpen, standpunten en uitkomsten terug, maar wordt ook het verloop en de dynamiek van de vergadering weergegeven. Deze verslagvorm geeft inzicht in het proces van de bespreking. Ook de wisseling van sprekers en tussenkomsten wordt weergegeven in het verslag.Een uitgebreid samenvattend verslag wordt vaak ingezet voor het notuleren van besprekingen die de vorm van een dialoog hebben, zoals interviews, hoorzittingen of gesprekken. Daarnaast kiest men vaak voor dit verslag bij vergaderingen waarin verantwoording wordt afgelegd.

3. Woordelijk verslag

In een woordelijk verslag wordt elke gemaakte opmerking woord voor woord genoteerd en wordt elke sprekerswissel weergegeven. Deze verslagvorm laat dus geen enkele ruimte voor discussie over wat er is gezegd en door wie. Dit type verslag wordt vaak gebruikt bij besprekingen, waarbij elk woord belangrijk is. Denk bijvoorbeeld aan hoorzittingen van een enquête-, geschillen-, bezwaren- of onderzoekscommissie.

4. Actie- en/of besluitenlijst

In een actie- en/of besluitenlijst worden ‘slechts’ de actiepunten en genomen besluiten in een bespreking op papier gezet. Hiermee is duidelijk welke acties zijn uitgezet en tot welke besluiten is gekomen. Vooral voor besprekingen met weinig sprekers en tussenkomsten biedt dit type verslag een goede houvast. Een actie- en/of besluitenlijst wordt vaak naast de andere verslagvormen aangeboden om extra duidelijkheid te creëren voor de deelnemers aan de bespreking, of anderen die niet aanwezig konden zijn.

Hoe bepaalt u welke verslagvorm u nodig heeft?

De verschillende verslagvormen kunnen veel van elkaar verschillen en zijn daarmee niet voor ieder doel geschikt. Zo is een samenvattend verslag meer geschikt voor een bespreking met stellingnames en kennisoverdracht, terwijl een woordelijk verslag meer geschikt is voor besprekingen waarin persoonlijke of juridische belangen een rol spelen.Wilt u alle inbreng terug kunnen lezen en precies kunnen zien wie, wat, wanneer heeft gezegd? Dan kunt u het beste kiezen voor een woordelijk verslag. Wilt u niet letterlijk in het verslag opnemen wat er is besproken, maar wel de ‘sprekerswissel’ en onderbrekingen kunnen volgen? Dan biedt een uitgebreid samenvattend verslag u uitkomst. Heeft u liever een beknopt verslag van de bespreking met de feiten en uitkomsten? Kies dan voor een samenvattend verslag. Een actie- en/of besluitenlijst biedt u houvast bij iedere vergadering.Om zo nauwkeurig mogelijk vast te stellen welke notulen u nodig heeft, kunt u vanuit de vorige alinea uzelf de volgende vragen stellen:

• Welk type inbreng vanuit de bespreking wilt u in het verslag terugvinden?
• Gaat het om feitelijke informatie, standpuntbepaling en opinievorming, of om genomen besluiten?
• Hoe gedetailleerd wilt u deze zaken weergegeven zien?
• Wilt u een thematische of chronologische rangschikking van de bespreking?

“De kwaliteit van een verslag hangt af van de verslagvorm. Bij Notuleerservice Nederland gaan wij eerst het gesprek aan om uw wensen en doelen te bespreken. Wij adviseren u altijd over de juiste verslagvorm, zodat u het verslag krijgt dat u nodig heeft.”