Vier mogelijkheden om te vergaderen tijdens de coronacrisis

De maatregelen die het kabinet heeft ingesteld om de verspreiding van het coronavirus te beperken, gelden nog tot in ieder geval 28 april. Dit heeft een grote impact op het vergaderlandschap. Mógen vergaderingen nog wel doorgang vinden, en zo ja, op welke manier? Veel van onze klanten maken zich zorgen om de continuïteit van hun besluitvormingsprocessen en de effecten daarvan op hun organisatie. Om deze redenen doen wij bij Notuleerservice Nederland ons uiterste best om u te ondersteunen in uw vergaderprocessen. Samen willen wij ervoor zorgen dat uw vergaderingen tóch kunnen plaatsvinden, eventueel digitaal.

Via deze blog geven wij u graag meer informatie over de situatie omtrent het coronavirus en geven wij u vier mogelijkheden om te vergaderen tijdens deze coronacrisis.

Wat is er de afgelopen weken gebeurd?

De ontwikkelingen in Nederland omtrent het coronavirus staan niet stil. We werken met z’n allen inmiddels alweer drie weken vanuit huis en áls we naar buiten gaan, houden we netjes anderhalve meter afstand. De aangescherpte maatregelen vragen dan ook veel flexibiliteit van een ieder, zo ook van uw organisatie. Om meer duidelijkheid te geven in wat wel en niet tot wanneer geldt, heeft de overheid over enkele maatregelen eerder al extra verduidelijking gegeven. Zo wordt bijvoorbeeld een uitzondering in het samenkomstverbod gemaakt voor wettelijk verplichte vergaderingen, zoals die van gemeenteraden, alsmede voor samenkomsten die nodig zijn voor de continuering van de dagelijkse werkzaamheden van instellingen, bedrijven en overige organisaties. Dit alles uiteraard wel onder de voorwaarde dat het gaat om ten hoogste honderd personen en dat alle aanwezigen ten minste anderhalve meter afstand houden tot elkaar.

Daarnaast zijn ook diverse noodwetten in de maak voor tijdelijke wijzigingen in de wetgeving om een digitale beraadslaging en besluitvorming voor onder andere decentrale overheden en aandeelhouders van bedrijven, verenigingen, stichtingen en coöperaties mogelijk te maken.

Wat betekent dit voor u?

Voor u betekent dit concreet dat u in principe wél gewoon fysiek bijeen mag komen en kan vergaderen als het gaat om wettelijk verplichte vergaderingen of vergaderingen die noodzakelijk zijn voor de continuering van dagelijkse werkzaamheden. (Deels) op afstand vergaderen, zeker met de komst van de tijdelijke wetten, behoort daarbij uiteraard ook tot de mogelijkheden. Vooral als (een deel van) de vergaderdeelnemers niet fysiek bij elkaar willen komen. Hoe dan ook bieden de verlengde maatregelen duidelijkheid. Waar het in veel gevallen wellicht mogelijk was om beraadslaging en besluitvorming uit te stellen tot na 6 april, is het met de verlenging van de maatregelen tot 28 april noodzakelijk geworden om vergaderingen tóch te laten plaatsvinden. Fysiek óf (gedeeltelijk) digitaal.

Hoe kan Notuleerservice Nederland uw vergaderproces ondersteunen?

Ook wij vinden het belangrijk dat uw vergaderproces doorgang kan vinden in deze tijden van (corona)crisis. Om u daarin te ondersteunen zijn wij druk bezig geweest met het opzetten van onze nieuwe module NotuCall, waarmee wij vergaderen op afstand voor u mogelijk maken. Om u de beste keuze te kunnen laten maken voor uw specifieke situatie, hebben wij hieronder diverse mogelijkheden op een rij gezet:

1. Fysieke vergadering: alle vergaderdeelnemers op locatie
Indien u dat wenst, kunt u door de uitzonderingen die de overheid heeft gemaakt dus in bepaalde gevallen nog wél fysiek vergaderen. Weliswaar mits alle hygiënemaatregelen in acht worden genomen en men anderhalve meter afstand tot elkaar kan houden. Als u ervoor kiest om fysiek bij elkaar te komen met alle vergaderdeelnemers, kunnen wij onze dienstverlening zoals gebruikelijk leveren.

2. Fysieke vergadering: een deel van de vergaderdeelnemers op locatie
Zijn er vergaderdeelnemers die liever niet fysiek aanwezig zijn, of kunt u geen anderhalve meter afstand garanderen met álle deelnemers op locatie? U kunt er dan ook voor kiezen om met een deel van de vergaderdeelnemers in de vergaderzaal aanwezig te zijn. Ook als u voor deze optie kiest, kunnen wij onze dienstverlening zoals gebruikelijk leveren.

3. Digitale vergadering: alle vergaderdeelnemers op afstand
U kunt er ook voor kiezen om met alle vergaderdeelnemers op afstand te vergaderen. Ook in dit geval kunnen wij u voorzien van een verslag. Wij zouden bovendien Notuleerservice Nederland niet zijn, als wij u in het vergaderproces niet zouden ondersteunen. Wij hebben dan ook twee mogelijkheden voor u waarmee u gemakkelijk digitaal kunt vergaderen. Deze mogelijkheden zijn de afgelopen dagen samen met klanten getest en zijn in onze ogen uitstekende opties om nu uw vergaderproces voort te zetten. Ook vanuit onze notulisten krijgen we positieve reacties op deze manier van vergaderen. De audio- en/of video-opnames die wij ontvangen van klanten zijn van uitstekende kwaliteit, waardoor wij ook in deze tijd gewoon de gebruikelijke service kunnen leveren.

3.1 Inbellen in een conference call
Notuleerservice Nederland regelt de gehele afhandeling van uw vergadering en organiseert een volledig beveiligde conference call. Deelnemers bellen bij aanvang van de vergadering eenvoudig én op afstand in via een speciaal telefoonnummer met pincode. Een audio-opname van de vergadering wordt indien gewenst door ons ServiceTeam geregeld en na afloop van de vergadering op de gebruikelijke wijze door onze notulisten of transcribenten verwerkt tot een schriftelijk verslag.

3.2 Deelnemen aan een online videovergadering
Uw organisatie regelt de gehele afhandeling van de vergadering en maakt via bijvoorbeeld Microsoft Teams een vergadering aan en nodigt daarvoor de gewenste deelnemers uit via een speciale link. Deelnemers kunnen bij aanvang van de vergadering via deze link eenvoudig én op afstand deelnemen aan de vergadering. De video-opname van de vergadering wordt door u binnen Microsoft Teams gestart en na afloop met het ServiceTeam gedeeld. Zo kunnen wij op de gebruikelijke wijze een schriftelijk verslag voor u laten uitwerken.

Zet een notulist of transcribent in op afstand

Ook bij Notuleerservice Nederland houden wij ons zoveel mogelijk aan de maatregelen en richtlijnen vanuit de overheid en het RIVM. Wij laten onze notulisten en transcribenten dan ook zoveel mogelijk vanuit huis werken. Dit betekent voor u dat er veelal geen notulist meer tijdens de vergadering bij u op locatie aanwezig is. Onze notulisten en transcribenten staan echter gewoon op afstand voor u klaar. Voor alle opties geldt dat wij een verslag kunnen opstellen óók als de notulist niet bij u op locatie aanwezig kan of mag zijn en/of niet kan of mag inbellen. Op basis van een audio-opname kan een notulist óf transcribent achteraf eenvoudig een verslag opstellen. Zo bent u te allen tijde verzekerd van een verslag!

Wij adviseren u graag over vergaderen opafstand

Vanuit onze jarenlange ervaring met verschillende vergadervormen kunnen wij u ook als geen ander adviseren over hoe u in deze tijd alsnog efficiënt kunt vergaderen zodat bedrijfsprocessen doorgang kunnen vinden. Speciaal voor u hebben wij een handreiking geschreven met vijftien tips om effectief te vergaderen op afstand. Ondanks dat u wellicht fysiek niet meer samen kunt komen, kunt u nog steeds effectief vergaderen!

Open de handreiking

 

Meer weten?

Wil je meer weten over de mogelijkheden van vergaderen op afstand en hoe wij jou daarbij kunnen ondersteunen met onze notulisten en transcribenten? Neem contact met ons op via service@notuleerservice.nl. Wij helpen je graag verder en adviseren je over de mogelijkheden!

« Terug naar Nieuws

Contactgegevens

Notuleerservice Nederland BV K.P. van der Mandelelaan 110 3062 MB Rotterdam Tel: 010 789 09 80 Mail: service@notuleerservice.nl