Waarom notuleren: alle voordelen van notulen op een rij

Tijdens een vergadering of bespreking worden vaak verschillende onderwerpen behandeld, afspraken gemaakt, besluiten genomen en actiepunten bepaald. Dit zijn uitkomsten die voor een organisatie van groot belang zijn. Maar hoe zorgt u ervoor dat deze goed worden vastgelegd? Het maken van notulen biedt daar een uitkomst in. In deze infographic gaan we in op de voordelen van het notuleren en de verschillende gebruikswijzen voor uw organisatie.

Vastleggen van afspraken

Notulen zijn essentieel voor het vastleggen van belangrijke uitkomsten binnen een vergadering. In de notulen worden afspraken, besluiten en acties namelijk helder vastgelegd om op een later tijdstip op terug te kunnen grijpen.

Goede opvolging acties

Het maken van notulen helpt bij een goede opvolging van de acties uit een vergadering. In een verslag kunnen de deelnemers later rustig nalezen wat er precies besloten is en welke acties door wie, wanneer moeten worden gedaan.

Verantwoording achteraf

Door in notulen afspraken vast te leggen, kan daar achteraf geen discussie over plaatsvinden. Mocht dit toch het geval zijn, kunnen notulen tevens als een verantwoording dienen. Hierin staat immers beschreven wat er is afgesproken.

Informeren afwezigen en stakeholders

Notulen maken de inhoud van een vergadering ook inzichtelijk voor degenen die niet aanwezig waren. Zij kunnen in het verslag rustig nalezen wat er allemaal is besloten. Het verslag is tevens een goede basis voor de communicatie met stakeholders.

Startpunt volgende vergadering

Notulen kunnen ook het startpunt zijn voor een volgend overleg. Als er belangrijke punten naar boven zijn gekomen, kan hier later op in worden gegaan. In de notulen staat beschreven wat de vorige keer is besloten, zodat geen discussie hoeft plaats te vinden.

Monitoring en certificering

Een verslag kan de voortgang van bedrijfsprocessen en projecten inzichtelijk maken. Zo wordt het notuleren een middel om de bedrijfsvoering te bewaken. Daarnaast is notuleren essentieel om in aanmerking te komen voor certificering.

‍