Wat kost een externe notulist?

Tegenwoordig is het maken van notulen niet meer weg te denken uit het Nederlandse vergaderlandschap. Steeds meer bedrijven huren een externe notulist in. Toch merken we dat vaak gedacht wordt dat het goedkoper is om een eigen medewerker te laten notuleren. In deze blog gaan we in op de vraag wat het tarief van externe notulisten is, hoe dit is opgebouwd, en laten wij zien hoe zij u kunnen helpen juist geld te besparen.

Wat kost een externe notulist per uur?

Als u met een externe notulist werkt, krijgt u in de meeste gevallen te maken met een uurtarief. Uit een onderzoek onder verschillende notuleerbureaus en freelancers door Notuleerservice Nederland in 2017 blijkt dat het tarief voor het inhuren van een notulist flink uiteen kan lopen. Het verschil in prijs heeft niet alleen te maken met het niveau van de notulist, maar ook met de kwaliteit en de levertijd van het verslag. Niet iedere notulist kan bijvoorbeeld een technische bouwvergadering of raadsvergadering notuleren. Daarnaast wordt er niet door ieder bureau geredigeerd én gecorrigeerd.

Uit gesprekken met klanten merken wij dat zij steeds meer waarde hechten aan de kwaliteit van verslagen. Voor hen biedt een professionele notulist, ten opzichte van een medewerker, student of beunhaas, een grote toegevoegde waarde bij vergaderingen.

Zijn de kosten voor ieder verslag hetzelfde?

De prijs van een verslag is naast de vergaderuren ook afhankelijk van het aantal uitwerkuren. Deze uitwerkuren verschillen per verslagvorm, waardoor ook de kosten hiervoor kunnen variëren. Uit het onderzoek blijkt dat er bij de meeste notuleerbureaus een onderscheid wordt gemaakt tussen drie verslagvormen. Zo kunt u kiezen tussen een samenvattend verslag, een uitgebreid samenvattend verslag en een woordelijk verslag. De uitwerkuren hiervoor variëren van twee keer het aantal vergaderuren tot soms wel drie tot vier keer.Dit verschil ontstaat door de hoeveelheid tijd die de uitwerking van een verslag kost. Zo kost het schrijven van een samenvatting minder tijd dan het uitwerken van een woordelijk verslag, waarbij woord voor woord wordt genoteerd wat er is gezegd. Een notulist of een notuleerbureau geeft u in de meeste gevallen gratis advies over de verslagvorm die het beste bij de vergadering en uw behoeften past.

Zijn er nog bijkomende kosten?

Naast het verslagtarief hanteren de meeste notulisten nog enkele andere kosten. Zo moet u bij het inhuren van een notulist ook rekening houden met reistijd en reiskostenvergoeding. Uit het onderzoek blijkt dat er gemiddeld rond de vijfentwintig euro per uur wordt gerekend voor reistijd en daarbovenop nog eens gemiddeld € 0,25 cent per kilometer. Het tarief dat u op de website van een extern bureau vindt, is dus in de meeste gevallen geen all-in prijs, maar een basistarief. Afhankelijk van uw eigen keuzes wordt dit basistarief verhoogd voor het type verslag, de reiskosten en eventuele toeslagen.Naast de kosten voor de uitwerking en de reiskosten zijn er dus ook speciale toeslagen voor afwijkende wensen. Denkt u hierbij aan spoedaanvragen, vergaderingen in een andere taal, vergaderingen op tijdstippen na twaalf uur ‘s avonds, vergaderingen in het weekend, en aangepaste levertijden. Om achteraf niet voor verrassingen te komen staan, is het goed om hier vooraf naar te informeren.

Waar moet u nog meer op letten bij een externe notulist?

De keuze voor een externe notulist hangt niet alleen af van het prijskaartje dat daaraan hangt, maar ook van andere aspecten. Omdat de kosten per notulist of het notuleerbureau kunnen verschillen, hebben wij voor u enkele andere belangrijke factoren op een rij gezet waar u rekening mee moet houden bij het inhuren van een extern notuleerbureau:

Het levertermijn van het verslag: Uit het onderzoek blijkt dat er een gemiddeld levertermijn van vijf werkdagen wordt gehanteerd onder de notulisten. Dit is echter niet voor iedere notulist zo. Duidelijke afspraken over de oplevering van het verslag zijn dus belangrijk om problemen of teleurstelling te voorkomen.

De kwaliteit van het verslag: Ook de kwaliteit van het verslag verschilt vaak per notulist of notuleerbureau. Dit kan te maken hebben met bijvoorbeeld de ervaring van de notulist, de kwaliteitsstandaard vanuit het bureau, etc. Zo kan het zijn dat een notulist niet de juiste kennis en ervaring heeft voor uw specifieke vergadering of dat er vanuit het notuleerbureau niet (voldoende) wordt gecontroleerd op kwaliteit.

De kennis van de notulist: Niet iedere notulist kan alle vergaderingen notuleren. Elke notulist heeft zijn of haar eigen interesse- en expertise gebied. Hoe meer kennis en ervaring een notulist binnen een bepaald onderwerp of bepaalde branche heeft, hoe beter de notulen. Vooral als het vergaderingen betreft met veel vakjargon kan het moeilijk zijn voor een (beginnend) notulist om hier een duidelijk verslag van te maken.

De service van de notulist: Ook de service vanuit de notulist of het notuleerbureau kan een groot verschil maken. Niet bij ieder bureau vindt er een redigeerronde plaats en slechts bij enkelen worden de verslagen voor verzending naar u als klant nogmaals gecontroleerd en gecorrigeerd. Als u met vertrouwelijke stukken werkt, is het tevens van belang om een notulist in te huren die zorgvuldig met uw informatie omgaat.

Hoeveel kunt u besparen?

Een eigen medewerker inschakelen voor het maken van de notulen kan een gemakkelijke optie lijken. In de meeste gevallen bent u hiermee echter niet alleen kostbare tijd kwijt, maar ook veel geld. Door de ruime ervaring die notuleerbureaus hebben, kunnen zij sneller een verslag voor u uitwerken. De tijd die u daarmee bespaart, kunt u aan andere werkzaamheden besteden. Door de aanwezigheid van een externe notulist tijdens een vergadering kunt u zich focussen op wat er wordt besproken en daarmee efficiënter te werk gaan. Het uitbesteden van notuleren bespaart u dus niet alleen tijd, maar ook geld.Wilt u weten hoeveel geld u precies kunt besparen met een externe notulist? Vul hieronder de besparingscalculator in en bereken hoeveel geld u bespaart per vergadering.[calculator]