Veelgestelde vragen

Op deze pagina vindt u antwoorden op vragen die ons vaak worden gesteld. Staat uw vraag er niet bij? Neem dan contact met ons op. We helpen u graag verder.

Algemene vragen

Ik zoek op zeer korte termijn een notulist. Wat zijn de mogelijkheden?
Zoekt u een notulist voor morgen en/of volgende week, dan kunt u sowieso bij ons terecht. Hebt u vandaag nog een notulist nodig? Dat is een uitdaging die we graag voor u aangaan. We horen graag waar en hoe laat u wilt dat de notulist aanwezig is.
Wat kost een notulist per uur?
Wij willen zo transparant mogelijk zijn in onze kostenberekening en hanteren een standaard uurtarief. De totale prijs is afhankelijk van het aantal uitwerkuren, en dat hangt af van de verslagvorm. We maken graag vrijblijvend een offerte op maat voor u.
Wanneer kan ik een offerte verwachten?
Nadat we telefonisch het intakeformulier met u hebben doorgenomen, ontvangt u uiterlijk de volgende dag onze offerte. Mocht er een speciale reden zijn dat u de offerte vandaag nog in huis wilt hebben, laat het ons weten zodat wij aan uw verzoek kunnen voldoen.
Welke garantie heb ik dat onze informatie strikt vertrouwelijk wordt behandeld?
Wij zijn de enige notuleerdienst die volledig ISO-gecertificeerd is, onder andere op het gebied van informatieveiligheid (ISO 27001). Geluidsbestanden vernietigen wij – in overleg met de opdrachtgever – nadat het verslag is opgeleverd.

Hoewel al onze notulisten een geheimhoudingsplicht hebben krachtens de overeenkomst van opdracht die zij hebben ondertekend, zijn wij op uw verzoek altijd bereid te zorgen voor een separate geheimhoudingsverklaring ondertekend door de notulist.

Kan ik een opdracht ook onder voorbehoud plaatsen?
Dat kan. Tot één werkdag voorafgaand aan de vergadering kunt u de opdracht kosteloos annuleren.
Wat heeft een notulist nodig om zijn/haar werk goed te doen?
Notuleerservice werkt uitsluitend met vakbekwame en betrouwbare notulisten. Zo garanderen wij dat uw verslag voldoet aan uw- en onze kwaliteitseisen. Toch kan ook de meest professionele notulist zijn of haar werk niet goed doen, wanneer een aantal randvoorwaarden ontbreekt.

Regelmatig krijgen wij dan ook de vraag “wat heeft een notulist nodig om zijn/haar werk goed te doen?”.

Hieronder hebben wij dat voor u op een rijtje gezet:

  • Een goede stoel, eventueel op hoogte verstelbaar;
  • Een stopcontact binnen bereik vanwege het gebruik van een laptop;
  • Een gunstige zitplaats aan de vergadertafel. Niet op de publieke tribune of achter een obstakel (paal). De notulist moet alle sprekers kunnen zien;
  • Een aanwezigheidslijst voor de correcte schrijfwijze van namen òf naambordjes òf een voorzitter die de sprekers zichzelf laat voorstellen; daarbij is van belang dat duidelijk is namens welk gremium of welke organisatie/partij de deelnemer aan tafel zit.
  • Van te voren in ieder geval een agenda en notulen van de vorige vergadering in Word. (De notulist neemt zo uw format van papier en lettertype over.) Daarnaast de overige vergaderstukken zoals beslisdocumenten of cijferoverzichten. Het liefst een dag van te voren maar uitgeprint bij aanvang van de vergadering kan ook;
  • De mogelijkheid tot het opnemen van geluid door de notulist. Vanwege onze kwaliteitsnormen stellen wij dit verplicht bij het uitgebreid en woordelijk verslag.

Vragen over de verslaglegging

Hoe weet ik welke verslagvorm het beste bij mijn bespreking past?
Wij bespreken graag met u de aard van de bespreking en adviseren u bij uw keuze. Op uw verzoek sturen wij u graag een korte omschrijving toe van onze verslagvormen.

In de praktijk zien we dat 50% van de verslagen samenvattend zijn. Deze verslagvorm komt voor in alle sectoren. Ongeveer 40% van de verslagen is uitgebreid samenvattend. Dit verslagtype zien we met name in politieke en overheidsorganisaties. Circa 10% van de verslagen is woordelijk. Dit verslagtype komt met name in de juridische sector voor.

Is het ook mogelijk een geluidsopname te laten uitwerken?
Dit is uiteraard mogelijk. Wel dient de kwaliteit van de geluidsopname voldoende te zijn. Het aantal vergaderdeelnemers en de omstandigheden waaronder de opname is gemaakt, spelen hierbij een rol. We kijken graag met u mee om een goede verslaglegging te kunnen garanderen.
Kunnen de notulen in onze eigen lay-out of in ons eigen format worden verwerkt?
Ja, dit is geen enkel probleem en wordt vaak gevraagd. Als u ons een recent verslag (bij voorkeur een Word-document) of uw format mailt, maken wij dit voor u in orde.
Hoe ontvang ik de notulen?
De notulen worden binnen 5 werkdagen na de bijeenkomst vanuit ons systeem per e-mail naar u of meerdere personen verstuurd.

Let op: de standaard levertermijn van een woordelijk verslag is 10 werkdagen vanwege de langere uitwerktijd. Overigens hebt u te allen tijde toegang tot uw eigen intranetpagina bij Notuleerservice Nederland, waar uw verslagen en geluidsopnamen te vinden zijn.

Wordt het verslag gecorrigeerd?
Ja, alle verslagen worden gecorrigeerd door een onafhankelijke tekstcorrector. Dit gebeurt direct nadat het conceptverslag bij ons is aangeleverd. Onze taalexperts wonen zelfs verspreid over meerdere tijdzones, waardoor het corrigeren praktisch 24 uur per dag gebeurt.

Vragen over onze notulisten

Is de notulist thuis in de materie van onze bespreking?
Wij weten van onze notulisten welke kennis zij in huis hebben. We plannen altijd een notulist in die kennis en affiniteit heeft passend bij het onderwerp van uw bespreking, en die ervaring heeft met het notuleren van soortgelijke bijeenkomsten.
Kan ik de bijeenkomst voorbespreken met de notulist?
Ja, dit is mogelijk. Laat het ons weten, dan regelen wij dit met de notulist.
Kan ik dezelfde notulist krijgen?
Bij meerdere opdrachten reserveren we in de regel dezelfde notulist. Dit heeft als voordeel dat de notulist al bekend is met de materie, wat voor alle betrokkenen prettig werkt.
Wat als een notulist aanwezig is, maar niets hoeft te notuleren?
In deze situatie hanteren wij een wachttarief van € 40,- per uur.
Wat zijn de contactgegevens van de notulist?
U krijgt van ons altijd vooraf te horen welke notulist u kunt verwachten. Verdere contactgegevens van de notulist verstrekken wij als regel niet, tenzij het een structurele opdracht betreft. Mocht u iets willen doorgeven aan de notulist, dan kunt u dat melden via ons. Wij zijn ook buiten kantooruren voor u bereikbaar.

Vragen over extra services

Kan het verslag met spoed worden geleverd?
Onze standaardwerkwijze is dat u het verslag 5 werkdagen na de bijeenkomst in handen hebt. Eerder aanleveren is mogelijk. Wij hanteren hierbij een spoedtarief, zoals hieronder aangegeven:

(Uitgebreid) samenvattend:
1e werkdag: +50%
2e werkdag: +40%
3e werkdag: +30%
4e werkdag: +20%
——————————-
Woordelijk:
1e t/m 3e werkdag: +50%
4e t/m 5e werkdag: +40%
6e t/m 7e werkdag: +30%
8e t/m 9e werkdag: +20%

NB: een woordelijk verslag neemt meer uitwerkuren in beslag. Daarom hanteren we een verschil tussen het (uitgebreid) samenvattend en woordelijk verslag.

Kan ik de notulen ook in een andere taal krijgen?
Dit is uiteraard mogelijk. Wij kennen binnen ons netwerk diverse notulisten die het Engels uitstekend beheersen en u een correct Engelstalig verslag kunnen leveren. Ook verzorgen we Duitstalige verslaglegging.
Ik zoek een notulist die in het weekend beschikbaar is. Is dit mogelijk?
Ja, dit is mogelijk. Wij hanteren in dat geval een toeslag van 15%.
Ik heb meerdere notulisten tegelijk nodig. Is dit mogelijk?
Jazeker. We krijgen dit verzoek vaak, bijvoorbeeld bij workshops met meerdere parallelle sessies of bij grote congressen.

Contactgegevens

Notuleerservice Nederland BV K.P. van der Mandelelaan 110 3062 MB Rotterdam Tel: 0800 6688547 Mail: service@notuleerservice.nl