Bent u benieuwd naar de mogelijkheden die er zijn voor coronaproof vergaderen? Wij hebben verschillende mogelijkheden beschikbaar zodat vergaderingen te allen tijde plaats kunnen vinden en er tegelijkertijd een hoogwaardig verslag kan worden opgesteld.

Het coronavirus is al geruime tijd actief in Nederland en het kabinet heeft maatregelen ingezet om de verspreiding van het virus te beperken. Dit heeft een grote impact op het vergaderlandschap, waardoor veel van onze klanten zich zorgen maken om de continuïteit van hun besluitvorming en de effecten daarvan op hun organisatie. Waar voorheen vergaderingen veelal fysiek plaatsvonden, vragen de maatregelen (in veel gevallen) om een aangepaste, digitale manier van vergaderen. Notuleerservice Nederland staat ook nu voor u klaar om u te ondersteunen in dit gewijzigde vergaderproces. 

Hoe kan Notuleerservice Nederland uw vergaderproces ondersteunen?

Wij vinden het belangrijk dat uw vergaderproces doorgang kan vinden in deze tijden van (corona)crisis. Om u daarin te ondersteunen, hebben wij een nieuwe module NotuCall geïntroduceerd waarmee u eenvoudig op afstand kunt vergaderen op afstand. Om u de beste keuze te kunnen laten maken voor uw specifieke situatie, hebben wij hieronder diverse mogelijkheden op een rij gezet:

 

Fysieke vergadering: alle deelnemers op locatie

Indien u dat wenst, kunt u (ook met de nieuwe maatregelen) fysiek vergaderen. Omdat vanuit de overheid wordt gevraagd het aantal reisbewegingen zoveel mogelijk te beperken, vragen wij u in dit geval een notulist indien mogelijk digitaal te laten deelnemen of achteraf vanaf een geluidsbestand het verslag te laten opstellen.

 

Hybride vergadering: gedeeltelijk op locatie

U kunt er ook voor kiezen om hybride te vergaderen, waarbij deelnemers fysiek en digitaal aanwezig zijn, bijv. omdat enkele personen klachten hebben. Dit kan via een conference call of een videovergadering. In deze vorm kan een notulist digitaal aan de vergadering deelnemen of achteraf vanaf een geluidsbestand het verslag voor u opstellen.

 

Digitale vergadering: alle deelnemers op afstand

U kunt er ook voor kiezen om volledig op afstand te vergaderen. Dit kan eenvoudig met een conference tool, zoals Microsoft Teams of Skype. Tijdens deze digitale vergadering kunnen onze notulisten online deelnemen of het verslag uitwerken vanaf een geluidsopname. Indien gewenst kunnen wij een conference call volledig voor u faciliteren.

Vormen van volledig digitaal vergaderen

1. Inbellen in een conference call

Notuleerservice Nederland regelt de gehele afhandeling van uw vergadering en organiseert een volledig beveiligde conference call. Deelnemers bellen bij aanvang van de vergadering eenvoudig én op afstand in via een speciaal telefoonnummer met pincode. Een audio-opname van de vergadering wordt indien gewenst door ons ServiceTeam geregeld en na afloop van de vergadering op de gebruikelijke wijze door onze notulisten of transcribenten verwerkt tot een schriftelijk verslag.

2. Deelnemen aan een online videovergadering

Uw organisatie regelt de gehele afhandeling van de vergadering en maakt via bijvoorbeeld Microsoft Teams een vergadering aan en nodigt daarvoor de gewenste deelnemers uit via een speciale link. Deelnemers kunnen bij aanvang van de vergadering via deze link eenvoudig én op afstand deelnemen aan de vergadering. De video-opname van de vergadering wordt door u binnen Microsoft Teams gestart en na afloop met het ServiceTeam gedeeld. Zo kunnen wij op de gebruikelijke wijze een schriftelijk verslag voor u laten uitwerken.

Zet een notulist of transcribent in op afstand

Ook bij Notuleerservice Nederland houden wij ons zoveel mogelijk aan de maatregelen en richtlijnen vanuit de overheid en het RIVM. Wij laten onze notulisten en transcribenten dan ook zoveel mogelijk vanuit huis werken. Dit betekent voor u dat er veelal geen notulist meer tijdens de vergadering bij u op locatie aanwezig is. Onze notulisten en transcribenten staan echter gewoon op afstand voor u klaar. Voor alle opties geldt dat wij een verslag kunnen opstellen óók als de notulist niet bij u op locatie aanwezig kan of mag zijn of niet kan of mag inbellen. Op basis van een audio-opname kan een notulist óf transcribent achteraf eenvoudig een verslag opstellen. Zo bent u te allen tijde verzekerd van een verslag!

Volledig ontzorgd vergaderen

Met Notuleerservice Nederland wordt u volledig ontzorgd op het gebied van uw verslaglegging. Vraag nu een vrijblijvende offerte aan en onze notulisten en transcribenten gaan direct aan de slag om uw vergaderingen te notuleren!

Vraag een offerte aan
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Wij adviseren u graag!

Vanuit onze jarenlange ervaring met verschillende vergadervormen kunnen wij u ook als geen ander adviseren over welke vergadervorm het beste bij de type vergadering past.

Heeft u advies nodig, of wilt u meer weten? Neem dan contact op met één van onze medewerkers via 010 789 09 63 of stuur een e-mail naar service@notuleerservice.nl. Wij helpen u graag verder!

Contactgegevens

Notuleerservice Nederland BV K.P. van der Mandelelaan 110 3062 MB Rotterdam Tel: 010 789 09 80 Mail: service@notuleerservice.nl