Eigenschappen van een professionele notulist

Een vakbekwame professionele notulist bereidt zich terdege voor. Dat begint al bij het eerste gesprek met de opdrachtgever. Op basis daarvan maakt Notuleerservice Nederland een inschatting van het karakter van de vergadering. Zo kan er sprake zijn van een besluitvormende bespreking of juist van een vrijblijvende brainstormsessie. Je kunt als notulist bij een persconferentie terechtkomen, maar evengoed bij onderhandelingen tussen commerciële partijen.

In het geval van de brainstormsessie is het in de regel minder belangrijk dat het verslag precies weergeeft welke spreker wat gezegd heeft. Het gaat bij een brainstormsessie immers meer om de ideeën die naar voren komen dan om het innemen van standpunten of het nemen van besluiten.Bij een politieke vergadering daarentegen is het van belang vast te leggen welke toezeggingen een portefeuillehouder doet, welk ideologisch standpunt door welke politicus wordt overgebracht en op welke onderwerpen partijen met elkaar van standpunt verschillen.Elk type vergadering vraagt een eigen benadering. In het geval van de politieke vergadering wordt het betoog van de sprekers vaak uitgebreid en gedetailleerd weergegeven. In het geval van een inkoopgesprek staan echter de uiteindelijke afspraken voorop en zal het verslag aanzienlijk beknopter en korter zijn.Ook in praktische zaken is de professionele notulist een ware perfectionist als het om voorbereiding gaat. Zij neemt kennis van vergaderstukken, indien beschikbaar, zoekt uit wie haar contactpersoon is en op welke locatie de vergadering zal plaatsvinden. Vermijdbare risico’s, zoals niet-werkende apparatuur, het mislukken van geluidsopnames, verkeersdrukte, storingen in het treinverkeer etc. worden zo veel mogelijk uitgesloten door het inwinnen van informatie vooraf.

Gevoel voor presentatie

Een professionele notulist beweegt zich met gemak in de meest uiteenlopende omgevingen, die elk hun eigen sfeer, cultuur en dress code hebben. Dit varieert van een board of directors van een beursgenoteerde onderneming tot een welzijnsorganisatie die zich met daklozenhulp bezighoudt.Als verlengstuk van de organisatie past de notulist zich aan de omgeving aan. In het geval van de boardmeeting steekt zij zich in onberispelijk zakelijke outfit, in het geval van de welzijnsorganisatie in casual kleding. Altijd representatief maar altijd passend bij de omgeving.

Taalgevoeligheid

Het karakter van een vergadering is niet alleen van invloed op de voorbereiding, maar ook op de toon en stijl die de notulist tijdens het uitwerken kiest.Als het doel van een vergadering is om tot een besluit te komen, dan ligt de focus op het accuraat verwoorden van het besluit. Heeft de vergadering het karakter van ‘hardop denken’, dan is de notulist niet in de eerste plaats op compact formuleren gericht, maar op het uit de verf laten komen van de ideeën. Gaat het om een persconferentie dan ligt de focus eerder op het overbrengen van de bedrijfsvisie.Natuurlijk is ook de doelgroep bepalend voor de toon van het verslag en de inhoudelijke accenten die de notulist legt. Schrijf je je verslag voor experts die het onderwerp en het bijbehorende jargon kennen, dan levert dit een ander idioom op dan de Jip-en-Janneke-taal van het grote publiek.

Zorgvuldigheid

Een professionele notulist kent het belang van integriteit bij het omgaan met vertrouwelijke informatie. Geheimhouding is voor haar vanzelfsprekend, en zij heeft dan ook geen enkele aarzeling bij het ondertekenen van een schriftelijke verklaring.Het behoeft geen betoog dat een opdrachtgever zich bij het inhuren van een notulist geen zorgen hoeft te maken over spelling- of grammaticafouten in de notulen. Ook op dit punt verloochent de professionele notulist haar perfectionisme niet. Een goede notulist perfectioneert haar verslag zo dat het aan de verwachtingen van de opdrachtgever voldoet. Deze kan erop vertrouwen dat maatwerk wordt geleverd.

Kostenbesparing

Een professionele notulist inhuren is kostenbesparend. Eigen medewerkers die er niet voor opgeleid zijn hoeven niet van hun werk te worden gehouden omdat zij een vergadering moeten notuleren. Daarnaast zal een professionele notulist minder tijd nodig hebben voor het uitwerken van de notulen . Kortom, een professioneel verslag is de olie in een goed lopend raderwerk.