Het CAO-overleg: 5 tips

Opgejaagde bestuurders ontsnappen ternauwernood aan een razende menigte. Een half ontklede en gehavende directeur klampt zich vast aan een hek. De beelden van de cao-acties bij Air France staan in het collectief geheugen gegrift. Het behoeft geen uitleg dat een cao-overleg heftige emoties met zich mee kan brengen: het raakt direct aan het gevoel van zekerheid, veiligheid en vertrouwen van mensen.

De uitkomst van een cao-overleg heeft grote maatschappelijke gevolgen. Daarom is objectiviteit essentieel voor de schriftelijke verslaglegging. Een betrouwbaar verslag kan de angel uit een dispuut halen, daar waar de pers soms op zoek gaat naar de emotie. Met behulp van deze 5 tips creëer je een professioneel en objectief verslag waar organisaties veel profijt van hebben.

1. Nodig een onafhankelijke derde uit

Wanneer mensen zich in een kwetsbare positie bevinden, zullen ze altijd op hun hoede zijn. Een stukje wantrouwen kun je wegnemen door een onafhankelijke persoon aan te wijzen die de verslaglegging doet. Een professionele notulist zal de voorstellen en de argumenten van elke partij objectief weergeven. Hij of zij is zich ervan bewust dat er soms emotionele uitlatingen worden gedaan die niet met dezelfde scherpte in de notulen hoeven terug te komen. Bovendien is het bij een cao-overleg verstandig om naast het maken van een schriftelijk verslag ook voor een geluidsopname te zorgen.

2. Laat dynamiek terugkomen in het verslag

Wanneer mensen met elkaar communiceren gaat het niet alleen om letterlijke woorden, maar ook om de reacties en de dynamiek. Twee mensen in een discussie zullen geen statische woorden opzeggen, maar reageren op elkaars standpunten. Daarom is het goed om te beseffen dat er verschillende soorten notulen zijn. Een notulist hoeft niet altijd een samenvattend verslag te maken, er zijn ook andere vormen. Een uitgebreid samenvattend verslag geeft inzicht in het proces van de bespreking. Hierin vind je niet alleen de onderwerpen, standpunten en uitkomsten terug, maar het verloop en de dynamiek van de vergadering. De notulist toont de ‘sprekerswissels’ en geeft onderbrekingen weer. De gehele vergadering is als het ware via het verslag te volgen. Zo krijgt het verslag het karakter van een dialoog, wat een cao-overleg meer recht doet dan een samenvatting.

3. Kies een notulist die dezelfde taal spreekt

Notulisten moeten zich snel kunnen inleven in een casus die op tafel komt. Vaktermen, jargon en recente ontwikkelingen: wanneer een externe notulist hier kennis van heeft, zal het de kwaliteit van het verslag aanzienlijk verbeteren. Een notulist die feeling heeft met het onderwerp, kan zinvol hoofdzaken van bijzaken onderscheiden. Kijk bij het selecteren van een notulist daarom naar zijn of haar achtergrond. Bij een cao-overleg is het aan te raden om, afhankelijk van de beroepsgroep, te kiezen voor een notulist met bijvoorbeeld een juridische, medische of technische achtergrond.

4. Bewaak vertrouwelijke informatie

Om terug te komen op het Air France incident: daar waar emoties hoog oplopen, zal ook de media verschijnen. Broodjeaapverhalen en halve waarheden ontstaan daar waar informatie naar buiten komt waar het niet hoort. Vermoedens en geruchten zonder toelichting en context gaan hun eigen leven leiden. Daarom is het cruciaal om alle informatie tijdens en rondom een cao-overleg goed te beveiligen. Het lijkt logisch om voor een interne notulist te kiezen. Met een interne notulist is echter niet automatisch geborgd dat er zorgvuldig wordt omgegaan met informatiedragers. Het is dus belangrijk om het proces van informatie-uitwisseling te bewaken. Wanneer je een externe notulist kiest, let dan op de ISO-certificering om zeker te kunnen zijn dat informatie niet terecht komt waar het niet hoort.

5. Voorkom taalfouten

Het schriftelijk verslag is bijna af. De belanghebbende partijen staan te popelen om alles wat in het cao-overleg is besproken terug te kunnen lezen. Verleidelijk dus om alles snel op te sturen. Wacht nog even met het indrukken van de verzendknop. Taalfouten zijn een bron van onduidelijkheden en misinterpretaties. Misschien nemen ze de vorm aan van een vergeten woord of een typefout, maar hoe onschuldig ze ook lijken, ze doen afbreuk aan een betrouwbare en professionele uitstraling.