Wat doet een serviceteam medewerker nou eigenlijk?
Van alles eigenlijk! Wij houden ons constant bezig met de planning voor Notuleerservice Nederland. Wij openen en checken de mailbox, kijken of er vergaderaanvragen zijn binnen gekomen en zetten die in ons systeem. Daarbij zorgen we ervoor dat alles correct staat, zoals; datum, tijd, locatie, vergaderstukken en vergaderlinks. We zorgen dat alles zo snel mogelijk zo compleet mogelijk in ons systeem staat.
Vervolgens zoeken wij een gepaste notulist voor de vergadering. Wij werken ook met klanten die een vaste pool aan notulisten hebben. Die worden bij een aanvraag van een klant dan als eerste gevraagd. Daarna kijken we naar de beschikbaarheid van onze inval notulisten. In het uiterste geval zoeken wij naar een andere notulist die bekwaam is met de sector.
Naast het plannen van alle vergaderingen, staan we ook altijd klaar om vragen van klanten en notulisten te beantwoorden. Dat niet alleen, we checken ook verslagen, zorgen dat deze op tijd verstuurd worden. We zijn eigenlijk een soort middelpunt binnen de organisatie. Notulisten hoeven zelf niets te doen anders dan notuleren, wij zorgen ervoor dat de rest geregeld is. Zij hebben geen zorgen.
Hoe ziet jouw gemiddelde werkdag eruit?
Eigenlijk is het eerste wat ik doe als ik binnenkom het openen van de mailbox. Ik kijk naar alles wat binnen is gekomen sinds gisterenavond, vervolgens sorteer ik deze e-mails op basis van categorieën die wij intern hanteren. Soms zijn het vijf e-mails, maar het komt ook wel eens voor dat het er vijftig zijn. Het verschilt echt per dag en hoe druk het is. Om 9 uur begint bij ons de dagstart, waarin we met het hele team bespreken wat de prioriteiten zijn en wie eindverantwoordelijke is voor wat. Daarna is het plannen, plannen, plannen, hahahah. Tussendoor ben ik ook vaak bezig met klant specifieke wensen en spoedgevallen.
Wat is jouw favoriete onderdeel van jouw werk?
Wat ik nu erg leuk vind is dat ik eindverantwoordelijke ben geworden voor een grote klant binnen ons systeem. Vanaf het moment dat de aanvraag voor een klant binnen komt, totdat het verslag verstuurd wordt, ik ben betrokken bij het gehele traject. Je krijgt echt een speciale band met contactpersonen binnen organisaties, je spreekt ze ontzettend vaak.
Wat doe je liever niet elke dag?
Wat ik soms lastig vind aan mijn werk is het annuleren van vergaderingen. En dan zeker als we een vergadering moeten annuleren, omdat er aan onze kant wat problemen zijn. Stel, er is geen notulist beschikbaar voor de datum die de klant wenst, dan moet je toch het slechte nieuws brengen. Notulisten zijn af en toe ziek, of zij hebben een persoonlijke situatie waar zij tegenaan lopen. Sommige notulisten krijgen te horen dat zij lichamelijke klachten hebben of dat er bijvoorbeeld een familielid is overleden. Je leeft dan echt mee met een notulist, maar de klant begrijpt deze situatie ook vrijwel altijd. Het is buiten onze controle, maar vaak moeten wij als serviceteam het probleem wel oplossen. Helaas zit er dan soms niets anders op, dan een vergadering te annuleren.
Hoe kan je de afdeling waar je werkt het beste omschrijven?
Wij zijn allemaal erg harde werkers en mijn team is erg behulpzaam. Wij zijn onderling constant bezig om elkaar te helpen binnen het traject. Soms komt een aanvraag bij een andere persoon binnen, maar we zijn allemaal betrokken en proberen te helpen. Het is echt een samenhorigheidsgevoel! Ik vind dat ook fijn, want als ik een probleem heb vind ik het ook super dat er iemand is om mij weer te helpen. Ik ga echt met plezier naar kantoor als ik weet dat mijn collega’s die dag werken, dan heb ik gelijk een goed begin aan de dag.
Hoe zou jij Notuleerservice Nederland beschrijven aan een vriend/vriendin?
Uhm, nouja ik ben natuurlijk best jong. Ik denk dat leeftijdsgenoten dan het gevoel krijgen van “Notuleren, bestaat dat nog?” hahaha. Toen ik werd gevraagd voor een functie bij Notuleerservice Nederland was dat ook mijn eerste reactie. Als ik het omschrijf aan vrienden benader ik het vooral vanuit mijn functie, omdat dat heel erg tot de verbeelding spreekt. Zij kijken dan altijd verontwaardigd naar mij als ik ze uitleg wat ik dag tot dag doe. Zij zijn dan vaak wel onder de indruk, van hoe veel en belangrijk werk ik doe.
Wat maakt jouw werk uniek?
Mijn team, denk ik. Wij zijn onderling zo goed op elkaar ingespeeld, we werken goed samen en hebben echt plezier in wat wij doen. En uiteraard het klantencontact, dat maakt het voor mij zo uniek.
Wat maakt jouw werk zo belangrijk binnen Notuleerservice Nederland?
Ik denk vooral, dat zonder het serviceteam er geen Notuleerservice Nederland is. Je zorgt toch met een team ervoor dat alles goed ingepland is, dat alles op rolletjes loopt. Er komt zoveel kijken bij dit proces. Dat is echt nodig voor deze serviceverlening, ik probeer altijd beschikbaar te zijn voor een klant.
Wat mij ontzettend blij maakt is als ik van een klant hoor dat zij echt veel hebben gehad aan onze dienstverlening. Als ik hoor dat de klant super tevreden is met de kwaliteit van de notulen of de notulist, dan ben ik automatisch ook erg happy.
.svg)