Interview: Wat doet een professionele notulist?

Notuleerservice Nederland heeft 120 professionele notulisten die door heel Nederland voor verschillende organisaties notuleren en verslagen maken. Maar wat doet een professionele notulist nu eigenlijk? In dit interview met Jorrit Bosma, een van de notulisten bij Notuleerservice Nederland, kijken we naar zijn voorbereiding, leren we meer over hoe hij begint met notuleren en neemt hij ons mee in de eigenschappen die een professionele notulist moet hebben.

Hoe ben je terecht gekomen in het notulisten vak?

“Tijdens mijn studie geschiedenis en journalistiek ben ik als notulist begonnen bij het bedrijf van een moeder van een goede vriend die een regionaal notulistenbureautje had. Zo ben ik als het ware het notulisten vak ingerold. Dat is inmiddels alweer zestien jaar geleden.”

Wat is het belangrijkste dat je in die jaren heeft geleerd?

“Het belangrijkste als notulist is dat je heel goed luistert. Niet alleen naar wat er letterlijk wordt gezegd, maar ook naar wat er eigenlijk bedoeld wordt. Het is belangrijk om als het ware tussen de lijntjes door te lezen. Het is niet altijd mogelijk om de eigenlijke bedoeling op te schrijven, maar het is van belang om met die context rekening te houden bij je formuleringen. Als je alles letterlijk noteert, kan het weleens voorkomen dat sprekers daar niet tevreden over zijn. ‘Dat heb ik toch niet gezegd?’, kan je dan te horen krijgen, terwijl het wel degelijk is wat ze hebben gezegd, maar niet is wat ze hebben bedoeld. Dat is soms lastig. Met name als het een vergadering is waar een conflict achter zit, dat zijn soms net schaakpartijen. Daarbij moet je als professionele notulist ook diplomatiek zijn en precies goed opschrijven wat een spreker heeft bedoeld. Als de gemoederen in een vergadering hoog oplopen, kan het soms lastig zijn om een verslag te maken waar de klant iets aan heeft. Door de jaren heen leer je steeds beter hoe je dat het beste kan doen.”

Wat vind je leuk aan notuleren?

“Het leukste van het notuleren vind ik dat je op veel verschillende plekken achter de schermen komt. Je leert van verschillende typen organisaties hoe zij werken, wat de verschillende belangen zijn en hoe mensen zich opstellen ten opzichte van elkaar. Dat vind ik erg leuk. Je zit er als een vlieg op de muur bij en krijgt in korte tijd veel mee van de dynamiek binnen de organisatie. Daarnaast vind ik het ook leuk om met taal bezig te zijn. Dat moet misschien ook wel een beetje als notulist.”

Hoe ziet de voorbereiding van een professionele notulist eruit?

“Vaak neem ik allereerst contact op met de contactpersoon van de klant. Vooral als het een nieuwe klant betreft, is het van belang om daar kennis mee te maken. Ik doe dat ook om door te spreken wat de klant precies wil en om een vertrouwensband op te bouwen. Notuleerservice Nederland heeft de afspraken al aan mij doorgegeven, maar ik vind het prettig om er een gevoel bij te krijgen wat de klant precies verwacht van het verslag.Als het een vergadering betreft bij een nieuwe klant lees ik extra goed de stukken door. Dit kunnen de verslagen zijn van de vorige vergadering(en), maar ook de agenda en stukken die tijdens de vergadering zullen worden besproken. Soms zoek ik op internet naar achtergrondinformatie. Zo krijg ik meer grip op het onderwerp van de vergadering en wat eraan vooraf is gegaan. Vooral bij technische vergaderingen of vergaderingen met veel vakjargon kan dit erg nuttig zijn. Notuleerservice Nederland houdt dit soort informatie vaak ook bij in het klantdossier.Daarnaast is het essentieel om een goede plek in de vergaderruimte te kiezen. Als er wordt vergaderd aan een lange tafel wil je eigenlijk het liefste aan het hoofd zitten. Dan kan je namelijk iedereen aankijken als er wordt gesproken. Ik maak ook altijd een namenlijst en een plattegrond, zodat je weet wie wat zegt. Soms is dit niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld als er laatkomers nog aanschuiven. Meestal werk ik dan met nummers. Achteraf kan ik dan achterhalen welke naam bij welk nummer hoorde.”

Waar begin je mee als je gaat notuleren?

“Bij het notuleren zelf, begin ik bij de namenlijst en de algemene onderdelen van de vergadering. Daarna kijk ik ook naar de lay-out van het verslag om te zorgen dat alles goed staat en er goed uit ziet. Vervolgens begint het ‘echte werk’ en zet ik mijn aantekeningen om in een verslag. Meestal gebruik ik daarbij alleen de notities die ik heb gemaakt tijdens de vergadering, maar soms val ik terug op video- of audio-opnamen om even iets na te luisteren wat ik niet helemaal goed verstond of begreep. Daarnaast is het ook nog mogelijk om een vergadering volledig vanaf een audiobestand te notuleren. Dit gebeurt bijvoorbeeld als een notulist niet aanwezig kan zijn tijdens een vergadering of als de klant daarvoor kiest.”

Welke vergaderingen zijn lastig om te notuleren?

“Vooral bouwvergaderingen zijn erg lastig. Daar komt vaak heel veel technisch jargon in voor. Zeker als je daar voor het eerst notuleert, kan dat moeilijk zijn om te volgen. Ook omdat de deelnemers aan deze vergaderingen meestal geen beroepsvergaderaars zijn. Het zijn mensen uit de praktijk en de uitvoering die onderling maar enkele woorden nodig hebben om elkaar iets duidelijk te maken. Zoals bijvoorbeeld:

“Aad, regel jij dan tien van die…”

“Ja, doe ik.”Dat is voor een notulist niet altijd even makkelijk. Het is dan belangrijk om vragen te durven stellen als iets niet duidelijk is of onuitgesproken blijft. Dat is voor de sprekers misschien niet altijd prettig, maar komt het verslag wel ten goede.Daarnaast is het ook lastig om een vergadering te notuleren waarin een conflict speelt. Dit wordt extra moeilijk als de partijen via de notulist en het verslag het geschil proberen uit te vechten. Het is soms zelfs zo dat deelnemers na de vergadering naar je toe komen om je aan hun kant te krijgen. Dit probeer ik altijd zoveel mogelijk af te houden. Je moet als notulist geen onderdeel worden van het conflict of de vergadering. Je doet het als notulist eigenlijk het beste als de deelnemers niet merken dat je er bent.”

Heb je een leuke anekdote?

“Ik ben een keer ingevlogen voor een vergadering nadat de klant in eerste instantie een beunhaas had ingehuurd om te notuleren. Het was een zeer gevoelige vergadering over een conflict tussen een zorginstelling en nabestaanden waar een objectieve en discrete notulist voor nodig was. De notulist die de klant eerst had ingeschakeld, had echt een zooitje gemaakt van het notuleren, waardoor ze halverwege de vergaderingen een nieuwe notulist nodig hadden.Toen ik werd ingevlogen moest ik niet alleen de rest van de vergaderingen notuleren, maar ook het werk van de vorige notulist op orde brengen op basis van feedback van de verschillende partijen. In dit soort situaties begin je met een achterstand en moet je nog meer je best doen om het vertrouwen van de klant te winnen. Je moet niet alleen scherp zijn, maar ook zo neutraal mogelijk blijven en een goed en duidelijk verslag afleveren.Dat is de echte meerwaarde van een professionele notulist en het verschil dat Notuleerservice Nederland maakt. Als ik een verslag voor een klant heb afgerond, gaat deze eerst nog langs de afdeling kwaliteit, waar nog een check plaatsvindt om de kwaliteit van het verslag te garanderen. De feedback die hieruit naar voren komt, krijg je als notulist ook weer terug, zodat je jezelf steeds weer kan verbeteren. Ook vind ik het goed dat Notuleerservice Nederland met een strenge selectie werkt en alleen met de beste notulisten in zee gaat.”

Wat zijn eigenschappen die een notulist moet hebben?

“Een professionele notulist moet een goede concentratie hebben. Vergaderingen kunnen soms urenlang door gaan en als notulist moet je dan kunnen blijven pieken. Helder kunnen formuleren is ook erg belangrijk. Je moet ook oplossingsgericht zijn en de klant willen ontzorgen. In het contact met de klant moet je professioneel zijn en laten zien dat je in controle bent en afspraken nakomt. Ook daadkracht is van belang als notulist. Je moet niet bang zijn om in te breken in de vergadering als er dingen onduidelijk zijn of als je iets niet verstaan hebt, maar ook weten welke punten je opspaart om na afloop na te vragen. Uiteraard moet je als professionele notulist ook goed zijn in taal en een brede interesse hebben. Omdat je bij veel verschillende organisaties werkt, moet je ook veel verschillende onderwerpen interessant vinden. Als laatste is het belangrijk dat je geordend te werk kan gaan, want een verslag moet orde scheppen en overzichtelijk zijn.”