Notuleren uitbesteden of zelf doen?

Een belangrijke vraag die wij vaak krijgen, is: "Waarom zouden wij het notuleren uitbesteden?" Het antwoord is eigenlijk vrij eenvoudig. Notuleren is namelijk een vak. Een goede notulist volgt niet alleen inhoudelijk waar het overleg over gaat, maar maakt ook een verslag die de kern weergeeft. Precies zoals de klant dat wil. Binnen diverse organisaties denkt men echter soms dat een werknemer het notuleren er makkelijk wel ‘even’ bij kan doen. In de praktijk blijkt vaak het tegendeel waar. In deze blog geven we antwoord op de verschillende vragen die vaak aan ons worden gesteld. Ook gaan we in op de voordelen van notuleren uitbesteden ten opzichte van zelf notuleren.

Waarom notuleren uitbesteden?

In Nederland vergaderen we gemiddeld 6,5 uur per week. Als je dit omrekent per jaar is dat meer dan 300 uur. 300 uur aan overleggen en vergaderingen waar vaak ook notulen van moeten worden opgesteld. In het verleden, maar ook in het huidige vergaderlandschap wordt deze taak nog vaak gedaan door een medewerker die zelf bij de vergadering aanwezig is. Dit werkt in de praktijk echter niet altijd zoals men het voor ogen had. Zo kan de medewerker bijvoorbeeld niet goed meedoen met de vergadering, kan hij het besprokene niet goed bijhouden en weet hij niet hoe hij daar vervolgens een goed verslag van kan maken. Notuleren uitbesteden biedt daar een oplossing in.

Wat zijn de voordelen van notuleren uitbesteden?

Naast de ontlasting van de interne organisatie biedt notuleren uitbesteden nog vele andere voordelen. Zo levert het uitbesteden van notulen u:

• Een op maat gemaakt verslag;
• Altijd een notulist;
• Kennis en ervaring;
• Onafhankelijkheid;
• Garantie van vertrouwelijkheid en veiligheid;
• Besparing van kosten.

Voldoen externe notulen aan mijn wensen?

Het uitbesteden van het notuleren biedt u verschillende verslagvormen, passend bij uw specifieke vergaderingen. Een extern notuleerbureau luistert naar uw wensen en geeft u graag advies over de verslagvorm die het beste bij u past. Met notuleren uitbesteden krijgt u precies het verslag dat u wenst en nodig heeft. Verslagen worden daarnaast veelal gecontroleerd en gecorrigeerd door correctoren voordat ze naar de klant worden gestuurd. Zo bent u verzekerd van een bruikbaar, kwalitatief goed verslag.

Heeft een externe notulist de juiste kennis en ervaring?

Er wordt nog vaak gedacht dat een externe notulist niet voldoende begrip heeft van de materie. Niets is echter minder waar. Goede notulisten zijn echte vakprofessionals met jarenlange ervaring in diverse sectoren. Zij kunnen zelfs de meest lastige vergaderingen notuleren, zoals vergaderingen van ondernemingsraden, aandeelhouders, bezwarencommissies, etc.

Is gevoelige informatie veilig bij een externe notulist?

Notulisten en externe notuleerbureau's zijn zich bewust van de vertrouwelijkheid van veel vergaderstukken en –onderwerpen. Zij zetten er dan ook op in om zo zorgvuldig mogelijk met uw informatie om te gaan. Vaak zijn zij gericht op langdurige relaties met klanten en willen daarom dat u zich veilig voelt. Het inhuren van een externe notulist garandeert daarnaast een belangenvrije benadering van vergaderingen en een objectief verslag. Gevoelige informatie is bij een externe notulist dus in veilige handen!

Is notuleren uitbesteden duur(der)?

Het uitwerken van een helder en eenduidig verslag kost vaak meer tijd dan men denkt. Tijd die afgaat van de andere taken die moeten worden uitgevoerd en tijd die medewerkers niet altijd hebben. Een ervaren notulist kan dit werk niet alleen uit handen nemen, maar is daarnaast veel efficiënter en sneller dan een ongeoefend notulist. Notuleren uitbesteden bespaart dus niet alleen tijd, maar ook geld!

Notuleren uitbesteden of zelf doen?

De overweging om notuleren uit te besteden wint aan populariteit. Dat merken we ook bij Notuleerservice Nederland. Notuleren uitbesteden gebeurt steeds vaker. Niet alleen ter vervanging van een afwezige medewerker, maar juist ook om tijd en kosten te besparen en vergaderingen beter te kunnen opvolgen. Het inhuren van een externe notulist heeft daarnaast nog vele andere voordelen die voor uw organisatie een zo positief mogelijk resultaat creëren. Notuleerservice Nederland helpt u graag dit resultaat te bereiken. Mocht u nog twijfelen of notuleren uitbesteden bij uw organisatie past, wij geven uw graag vrijblijvend advies!