Vier mogelijkheden om te vergaderen tijdens de coronacrisis

Decoratief element
Het kabinet heeft wederom maatregelen aangekondigd om de impact van het coronavirus te beperken. Dit heeft een grote impact op het vergaderlandschap en ook Notuleerservice Nederland merkt dat er op andere manieren vergaderd wordt. Digitaal vergaderen is het 'nieuwe normaal' en notulisten werken steeds meer op afstand. Dit vergt een aangepaste manier van werken en is voor veel mensen nog even wennen.  Om deze redenen doen wij ons uiterste best om u te ondersteunen in uw vergaderprocessen. Samen willen wij ervoor zorgen dat uw vergaderingen tóch kunnen plaatsvinden. Via deze blog geven wij u graag meer informatie over de situatie omtrent het coronavirus en geven wij u vier mogelijkheden om te vergaderen tijdens deze coronacrisis.

Wat is er de afgelopen periode gebeurd?

De ontwikkelingen in Nederland omtrent het coronavirus staan niet stil. We werken met z'n allen alweer meerdere maanden vanuit huis en áls we naar buiten gaan, houden we netjes anderhalve meter afstand. De ingestelde maatregelen vragen dan ook veel flexibiliteit van een ieder, zo ook van uw organisatie. Fysiek bijeenkomen wordt zoveel mogelijk afgeraden en als dit wel gebeurd wordt de groepsgrootte beperkt. Toch zijn er verschillende mogelijkheden om te blijven vergaderen. Zo wordt er bijvoorbeeld een uitzondering in het samenkomstverbod gemaakt voor wettelijk verplichte vergaderingen, zoals die van gemeenteraden, alsmede voor samenkomsten die nodig zijn voor de continuering van de dagelijkse werkzaamheden van instellingen, bedrijven en overige organisaties. Dit alles uiteraard wel onder de voorwaarde dat het gaat om ten hoogste 30 personen en dat alle aanwezigen ten minste anderhalve meter afstand houden tot elkaar.Daarnaast zijn ook diverse noodwetten van kracht voor tijdelijke wijzigingen in de wetgeving om een digitale beraadslaging en besluitvorming voor onder andere decentrale overheden en aandeelhouders van bedrijven, verenigingen, stichtingen en coöperaties mogelijk te maken.

Wat betekent dit voor u?

Voor u betekent dit concreet dat u in principe wél gewoon fysiek bijeen mag komen en kan vergaderen als het gaat om wettelijk verplichte vergaderingen of vergaderingen die noodzakelijk zijn voor de continuering van dagelijkse werkzaamheden. (Deels) op afstand vergaderen, zeker met de komst van de tijdelijke wetten, behoort daarbij uiteraard ook tot de mogelijkheden. Vooral als (een deel van) de vergaderdeelnemers niet fysiek bij elkaar willen komen. Hoe dan ook bieden de verlengde maatregelen duidelijkheid.

Hoe kan Notuleerservice Nederland uw vergaderproces ondersteunen?

Ook wij vinden het belangrijk dat uw vergaderproces doorgang kan vinden in deze tijden van (corona)crisis. Om u daarin te ondersteunen hebben wij enkele maanden geleden een nieuwe module 'NotuCall' geïntroduceerd, waarmee wij vergaderen op afstand voor u mogelijk maken. Om u de beste keuze te kunnen laten maken voor uw specifieke situatie, hebben wij hieronder diverse mogelijkheden op een rij gezet:

1. Fysieke vergadering: alle vergaderdeelnemers op locatie

Indien u dat wenst, kunt u door de uitzonderingen die de overheid heeft gemaakt dus in bepaalde gevallen nog wél fysiek vergaderen. Weliswaar mits alle hygiënemaatregelen in acht worden genomen en men anderhalve meter afstand tot elkaar kan houden. Als u ervoor kiest om fysiek bij elkaar te komen met alle vergaderdeelnemers, kunnen wij onze dienstverlening zoals gebruikelijk leveren.

2. Fysieke vergadering: een deel van de vergaderdeelnemers op locatie

Zijn er vergaderdeelnemers die liever niet fysiek aanwezig zijn, of kunt u geen anderhalve meter afstand garanderen met álle deelnemers op locatie? U kunt er dan ook voor kiezen om met een deel van de vergaderdeelnemers in de vergaderzaal aanwezig te zijn. Ook als u voor deze optie kiest, kunnen wij onze dienstverlening zoals gebruikelijk leveren.

3. Digitale vergadering: alle vergaderdeelnemers op afstand

U kunt er ook voor kiezen om met alle vergaderdeelnemers op afstand te vergaderen. Ook in dit geval kunnen wij u voorzien van een verslag én u in het vergaderproces verder ondersteunen. Wij hebben daarvoor twee mogelijkheden voor u, waarmee u gemakkelijk digitaal kunt vergaderen. Deze mogelijkheden zijn samen met klanten getest en zijn in onze ogen uitstekende opties om uw vergaderproces voort te zetten. Ook vanuit onze notulisten krijgen we positieve reacties op deze manier van vergaderen. De audio- en/of video-opnames die wij ontvangen van klanten zijn van uitstekende kwaliteit, waardoor wij ook in deze tijd gewoon de gebruikelijke service kunnen leveren.

3.1 Inbellen in een conference call

Notuleerservice Nederland regelt de gehele afhandeling van uw vergadering en organiseert een volledig beveiligde conference call. Deelnemers bellen bij aanvang van de vergadering eenvoudig én op afstand in via een speciaal telefoonnummer met pincode. Een audio-opname van de vergadering wordt indien gewenst door ons ServiceTeam geregeld en na afloop van de vergadering op de gebruikelijke wijze door onze notulisten of transcribenten verwerkt tot een schriftelijk verslag.

3.2 Deelnemen aan een online videovergadering

Uw organisatie regelt de gehele afhandeling van de vergadering en maakt via bijvoorbeeld Microsoft Teams een vergadering aan en nodigt daarvoor de gewenste deelnemers uit via een speciale link. Deelnemers kunnen bij aanvang van de vergadering via deze link eenvoudig én op afstand deelnemen aan de vergadering. De video-opname van de vergadering wordt door u binnen Microsoft Teams gestart en na afloop met het ServiceTeam gedeeld. Zo kunnen wij op de gebruikelijke wijze een schriftelijk verslag voor u laten uitwerken.

Zet een notulist of transcribent in op afstand

Ook bij Notuleerservice Nederland houden wij ons zoveel mogelijk aan de maatregelen en richtlijnen vanuit de overheid en het RIVM. Wij laten onze notulisten en transcribenten dan ook zoveel mogelijk vanuit huis werken. Dit betekent voor u dat er veelal geen notulist meer tijdens de vergadering bij u op locatie aanwezig is. Onze notulisten en transcribenten staan echter gewoon op afstand voor u klaar. Voor alle opties geldt dat wij een verslag kunnen opstellen óók als de notulist niet bij u op locatie aanwezig kan of mag zijn en/of niet kan of mag inbellen. Op basis van een audio-opname kan een notulist óf transcribent achteraf eenvoudig een verslag opstellen. Zo bent u te allen tijde verzekerd van een verslag!

Wij adviseren u graag over vergaderen opafstand

Vanuit onze jarenlange ervaring met verschillende vergadervormen kunnen wij u ook als geen ander adviseren over hoe u in deze tijd alsnog efficiënt kunt vergaderen zodat bedrijfsprocessen doorgang kunnen vinden. Speciaal voor u hebben wij een handreiking geschreven met vijftien tips om effectief te vergaderen op afstand. Ondanks dat u wellicht fysiek niet meer samen kunt komen, kunt u nog steeds effectief vergaderen!

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van vergaderen op afstand en hoe wij u daarbij kunnen ondersteunen met onze notulisten en transcribenten? Neem contact met ons op via service@notuleerservice.nl. Wij helpen u graag verder en adviseren u over de mogelijkheden!Mocht u meer willen weten over de maatregelen vanuit de overheid, dan kunt u terecht op de website van de Rijksoverheid.

Open de handreiking

Misschien ook interessant

Nieuws

Notuleerservice Nederland heeft een nieuw telefoonnummer

Notuleerservice Nederland heeft een nieuw telefoonnummer. Vanaf heden kunt u ons bereiken op +31 10 307 15 00. Het oude nummer zal de komende tijd worden uitgefaseerd.

Lees meer

Nieuws

Wat doet een externe notulist precies? - deel 2

Notuleerservice Nederland heeft 120 professionele notulisten die door heel Nederland voor verschillende organisaties notuleren en verslagen maken. Maar wat doet een professionele notulist nu eigenlijk? Deel 2 in de interviewserie.

Lees meer

Infographic

Waarom notuleren uitbesteden: alle voordelen op een rij

Wat zijn de voordelen van het inhuren van een externe notulist? In deze nieuwe infographic hebben wij voor u de belangrijkste redenen om notulen uit te besteden op een rij gezet.

Lees meer
Meer nieuws »