Wat doet een externe notulist precies? - deel 1

Notuleerservice Nederland heeft 120 professionele notulisten die door heel Nederland voor verschillende organisaties notuleren en verslagen maken. Maar wat doet een professionele notulist nu eigenlijk? In dit interview met één van onze notulisten, Edwin Wendt, leren wij het vak beter kennen, wordt het duidelijk welke eigenschappen belangrijk zijn en wat zijn ervaringen zijn.

1. Hoe ben je terechtgekomen in het notulisten vak?

“Dat is min of meer geleidelijk gegaan. Ik was voorheen journalist en dat ben ik tientallen jaren geweest. Via mijn vrouw, die ook al langer als notulist actief is, heb ik kennis gemaakt met het vak. Ik zag hoe zij dat deed en ik dacht; ‘volgens mij vind ik dit ook wel leuk.’ Notuleren lijkt ook wel een beetje op het vak journalistiek. Je moet dezelfde capaciteiten hebben om snel informatie tot je te nemen en dat goed te kunnen vertalen naar iets leesbaars. Dus ik dacht; ‘laat ik het ook eens proberen’. Zo ben ik langzamerhand in het notulisten vak gerold. Na verloop van tijd ben ik bij Notuleerservice Nederland terecht gekomen.”

2. Wat is het belangrijkste dat je in je loopbaan hebt geleerd?

“Dan denk ik toch het goed uit elkaar kunnen halen van hoofd- en bijzaken en dat ook snel kunnen opschrijven. Dat kon ik al vanuit mijn journalistieke achtergrond en dat heb ik verder verfijnd als notulist.”

3. Wat vind je leuk aan notuleren?

“De veelzijdigheid! Zo ben je de ene dag voor een groot bedrijf met een abstract onderwerp bezig en de volgende dag voor een kleinere organisatie over een persoonlijke kwestie. Voorbeelden daarvan zijn vergaderingen van een grote corporatie die het over de jaarcijfers heeft of een gesprek van een gemeentelijke bezwaarschriftencommissie met een individu over een fout die is gemaakt bij het indienen van bepaalde uitkeringen. Als notulist kom je dus veel verschillende onderwerpen en organisaties tegen.”

4. Hoe ziet de voorbereiding van een professionele notulist eruit?

“Voorbereiding begint met de agenda; zorgen dat je die agenda in het format hebt staan waarin je moet gaan werken. Van tevoren verifieer ik ook altijd of het format in orde is. Op het moment dat de vergadering begint, kan ik zo namelijk meteen aan de slag en dat werkt het prettigst. Het komt echter weleens voor dat er geen agenda is vrijgegeven, zeker bij last minute vergaderingen. Dan is het de kunst om goed te kunnen improviseren om zo een goed als mogelijk verslag op te stellen. En dat kan ook weleens leuk zijn!”

5. Waar begin je mee als je gaat notuleren tijdens de vergadering?

“Eigenlijk begin ik meteen met tikken. Ik luister aandachtig mee met wat er gebeurt op hoofdlijnen en dan ben ik in mijn hoofd al bezig met hoe de notulen er uit zullen zien. Tijdens de vergadering probeer ik daarnaast altijd alvast te starten met het scheiden van belangrijke en onbelangrijke onderwerpen. Dit leidt meestal tot uitgebreide aantekeningen om achteraf complete notulen op te kunnen stellen.”

6. Welke vergaderingen zijn lastig om te notuleren?

“Vergaderingen die ik persoonlijk het lastigst vind, zijn vergaderingen waarbij de voorzitter niet goed de orde houdt. Hierdoor gaan mensen bijvoorbeeld door elkaar heen praten, waardoor de vergadering voor mij lastig is om te volgen en dus te notuleren. Als dat zo is, zeg ik er veelal iets van. Dat is belangrijk om aan te geven, aangezien het anders erg lastig wordt om te notuleren en klanten geen goed verslag ontvangen. Voor complete en juiste notulen is het dan ook belangrijk dat voorzitters de structuur van een vergadering goed aanhouden.”

7. Heb je een leuke anekdote?

“Wat ik eigenlijk altijd leuk vind, is als ik moet inschatten wat de impact van de vergadering is. Ik herinner mij bijvoorbeeld een gemeentelijke vergadering waar een aantal partijen hard tegen hard aan het vergaderen waren. In principe was dat een vergadering die ik samenvattend moest notuleren. Onderweg naar huis heb ik echter met het ServiceTeam gebeld om aan te geven dat de klant waarschijnlijk een ander type verslag en snellere oplevering nodig had in verband met de aard van de vergadering. Dat bleek later ook het geval te zijn toen ik werd teruggebeld door het ServiceTeam met het bericht dat ik de klant voor was geweest!”

8. Wat zijn eigenschappen die een notulist moet hebben?

“Als notulist moet je je onzichtbaar kunnen opstellen. Een notulist moet er dus eigenlijk tijdens de vergadering niet zijn. Je maakt immers geen onderdeel uit van de vergadering. Erg belangrijk als notulist is om onpartijdig te zijn. Dat moet uit je notulen blijken, maar ook op de manier hoe de notulist zich in de vergadering opstelt. Zeker als er bijvoorbeeld geschorst wordt, dan trekken mensen toch naar een partij toe. Daar mag je je als notulist niet in mengen. Anders loop je het risico dat mensen gaan denken; ‘hij/zij zal wel achter die partij staan’.

9. Welk type verslag is het makkelijkst om uit te werken en welke het moeilijkst?

“Het moeilijkst vind ik beperkt samenvattend, omdat ik altijd te veel opschrijf en dit later moet inkorten. Dan moet je veel gaan schrappen en dat is eigenlijk lastiger dan het opstellen van een uitgebreid samenvattend verslag. Voor uitgebreid samenvattende verslagen kom ik meer in de buurt van de uitgebreide aantekeningen die ik eerder (tijdens de vergadering) heb gemaakt.”

10. Wat kenmerkt een professionele notulist?

“Een professionele notulist moet een redelijke brede algemene ontwikkeling hebben, zodat hij/zij de meeste vergaderingen kan verslaan. Daarnaast moet een professionele notulist altijd een objectieve waarnemer zijn en ervaring hebben met het notuleren.”

11. Wat is jouw gouden tip om een goede notulen op te kunnen maken?

“Mijn tip is om ervoor te zorgen dat je het onderwerp van de vergadering begrijpt en tijdens de vergadering weet waarover wordt gesproken. Als het om een nieuw onderwerp gaat, is het belangrijk om je voor de vergadering alvast goed in te lezen. Ga ook altijd goed na of de informatie die je hebt ontvangen 100% klopt. Als je iets niet zeker weet, check dan altijd even bij de klant of je het goed hebt begrepen of de juiste informatie hebt ontvangen. Controleer bijvoorbeeld altijd de namen, feiten en getallen. Het opstellen van goede notulen begint bij feitelijkheid en goede interpretatie. Daarnaast vind ik dat de schrijfstijl belangrijk is. Een tekst moet toch prettig zijn om te lezen!”