Wat doet een notuleerbureau?

Het gebeurt tegenwoordig steeds meer: organisaties die het maken van notulen uitbesteden. Dit gebeurt vaak via een notuleerbureau. Maar wat doet een notuleerbureau nu precies en wat kunnen zij voor u betekenen? In deze blog gaan wij in op deze vragen en delen we nuttige informatie en tools met u.

Met behulp van een notuleerbureau krijgt u notulen van uw vergadering, zonder dat u zelf hoeft te notuleren. Een notulist maakt tijdens de vergadering aantekeningen en werkt deze vervolgens uit tot een verslag. U kunt zich op de vergadering concentreren en hoeft achteraf geen tijd te besteden aan het maken van notulen. Naast dat u dit hoofdpijn bespaart, kan een notuleerbureau nog veel meer voor u betekenen.

Een notuleerbureau heeft ervaring

Een notuleerbureau heeft ervaren notulisten in dienst. Daar waar u het notuleren naast uw eigen werk erbij doet, zijn de notulisten bij notuleerbureaus professionals. Deze notulisten hebben ervaring met diverse besprekingen, waardoor ook uw lastige vergaderingen geen probleem vormen.

Een notuleerbureau biedt u maatwerk

Notuleerbureaus maken een verslag vaak conform de huisstijl van de organisatie of een standaardopmaak. Daarnaast bieden zij verschillende verslagvormen, passend bij de vergadering of uw wensen. Zo wordt een onderscheidt gemaakt tussen een woordelijk verslag, een samenvattend verslag en een uitgebreid samenvattend verslag.

[box]Verschillende verslagvormenIn een woordelijk verslag noteert de notulist elke gemaakte opmerking woord voor woord, waardoor er geen enkele ruimte is voor discussie over wat er is gezegd. In een samenvattend verslag legt de notulist uw vergadering per agendapunt of thema beknopt vast. In een uitgebreid samenvattend verslag vindt u niet alleen de onderwerpen, standpunten en uitkomsten terug, maar wordt ook de verloop en de dynamiek van een vergadering weergegeven.

Een notuleerbureau bespaart u tijd

Als u het notuleren van vergaderingen binnen uw eigen organisatie belegd, moet u hier zelf tijd aan besteden. De tijd die u dan kwijt bent, gaat af van de tijd die u heeft voor andere taken. Als u een notuleerbureau inschakelt, kunt u deze werkdruk weghalen bij uw eigen werknemers.

Een notuleerbureau bespaart u kosten

Mensen denken vaak dat een externe notulist duur is. In de praktijk blijkt echter het tegenovergestelde. Notuleren uitbesteden aan een notuleerbureau bespaart u kosten. Het uitwerken van heldere en eenduidige verslagen kost namelijk vaak meer tijd dan verwacht. Externe notulisten werken sneller en efficiënter dan een ongeoefende notulist. De tijd die u uitspaart door het notuleren uit te besteden, kan elders worden benut waardoor geld wordt bespaard.

Een notuleerbureau is onafhankelijk

Het inhuren van een notulist via een notuleerbureau garandeert u een neutrale partij. Externe notulisten maken geen deel uit van uw organisatie en kunnen daardoor met een objectieve blik naar de vergadering kijken. Ze maken geen deel uit van de discussie en zijn daarmee onafhankelijk.

Een notuleerbureau kan dus voor u op verschillende vlakken iets betekenen bij het uitbesteden van uw notulen. Zo hebben notuleerbureaus ervaren notulisten in huis, bieden zij verschillende verslagvormen die aangesloten kunnen worden bij uw specifieke wensen, helpen zij u tijd én geld te besparen en bent u met een externe notulist gegarandeerd van een objectief en onafhankelijk verslag. Of het inschakelen van een professioneel bureau iets voor u is, hangt af van uw situatie en uw wensen. Notuleerservice Nederland adviseert u graag over de mogelijkheden.