Vergaderen is vaak een belangrijk onderdeel van de werkweek. Binnen uw organisatie is het nodig om elkaar op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen, behaalde resultaten en planning en beleid. Deze besprekingen kunnen soms echter veel tijd in beslag nemen, waardoor vergaderen niet altijd als even prettig wordt ervaren. In deze korte infographic geeft Notuleerservice Nederland u tips om zo efficiënt mogelijk te vergaderen.
Goede voorbereiding
Een goede voorbereiding scheelt enorm veel tijd tijdens de vergadering. Stel alvast onderwerpen vast en informeer deelnemers daarover. Een agenda biedt veel houvast tijdens een bespreking.
Gebruik notulen
Notulen zijn essentieel voor de opvolging van vergaderingen. In de notulen worden afspraken en acties namelijk helder vastgelegd om op een later tijdstip op terug te kunnen grijpen. Lees ook onze blog over de waarde van goede verslaglegging.
Vat beslissingen samen
Vat beslissingen kort samen wanneer u doorgaat naar een volgend punt op de agenda. Zo is het voor iedereen duidelijk wat er is besloten en welke acties moeten worden ondernomen na de vergadering.
Luisteren
Vergaderen draait niet alleen om praten, maar juist ook om luisteren. Laat mede-deelnemers uitpraten, maar wees niet bang om vragen te stellen. De beste vergaderingen zijn dynamisch!
Vragenronde
Sluit de vergadering altijd goed af. Laat hier ook ruimte voor een vragenronde. Zo kunnen eventuele onduidelijkheden nog van tafel worden geveegd.
.png)
